Jövedelem importálása

Programunk lehetőséget biztosít arra is, hogy egy excel fájl segítségével importáljuk be a munkavállalók egyéb jövedelmeit. Az opció azon cégeknek jelenthet segítséget, akik az időbér mellett jutalékot,prémiumot, műszakpótlék átalányt számol el, vagy akár teljesítménybéres munkavállalókat foglalkoztat. Jelen cikkükben ezen funkció használatára térünk ki.

A jövedelmek importálására – a jelenlét, illetve a főkönyvi órafelosztó importhoz hasonlóan – nincs előre kialakított excel séma fájl, pontosan azért, hogy az állomány szerkezetének felépítését, mindenki egyénileg alakíthassa ki. Természetesen  a fájl tartalmának megadásánál mindenképp alkalmazni kell a funkcióra tárgyára jellemző adatok formátumát.

Első lépés:

- A Beállítások/Jövedelmek importálásán belül megadható, hogy az általunk kialakított excel fájlból milyen elrendezéssel találhatóak a beimportálni kívánt adatok, illetve milyen egyedi azonosítót kívánunk alkalmazni a dolgozói jogviszonyok egyértelmű megkülönböztetésére.

Az egyedileg létrehozott szerkezet exportálására is lehetőséget biztosítunk, így akár elég egyszer kialakítani a fogadás struktúráját. Így akár egy másik cég esetében is használhatjuk majd azt. Abban az esetben ha az exportált sémát egy másik cég esetében is használni kívánjuk, a séma beemelésére az „import” funkciót válasszuk.

A Jövedelem jogcímek összerendelése, azonosító mezők beállításán belül megadhatjuk, hogy az excel fájlban szereplő jövedelmek melyik programban használt jövedelemjogcímnek felelnek meg. A külső azonosító az excel fájlban használatos jövedelem azonosítására szolgál.

Ugyan ezen a felületen megadható az is, hogy az adott jövedelem milyen munkaszámra, részlegszámra, vagy esetleg másodlagos főkönyvi számra legyen megosztva. Abban az esetben, ha a főkönyvi felosztást részletesen (órafelosztóval) végezzük, a részleg, munkaszám,..stb esetében a Cégfüggő törzsekben felrögzített adatok alapján történik az azonosítást, azaz, ha a cégfüggő törzsekben a részlegszám egy az 1 -es sorszámot kapta, akkor akkor az 1-es lesz az azonosítója.

Az előzőekben felsorolt beállítások opcionálisan választhatóak, tehát ezek használata nem kötelező.

Az excel fájl felépítésére vonatkozó információk az „Állományi adatok” opción belül adhatóak meg. A fájl felépítésének megfelelően megadható az, hogy a jövedelem importálásához szükséges adatok melyik oszlopban, sorban helyezkednek el.

Példa fájl: jövedelemimport_séma

Amennyiben készen vagyunk az importáláshoz szükséges beállításokkal, és rendelkezünk a beemelni kívánt állománnyal, lépjünk át az Elszámolások/Jövedelmek importálásához.

Az importálás felületén első lépésként meg kell adnunk, hogy melyik általunk kialakított séma alapján szeretnénk beemelni az adatokat. A második sornál kiválaszthatjuk, hogy melyik az az xls állomány, amely adatait be szeretnénk emelni. Utolsó lépésként pedig megadható, hogy az importált jövedelmek milyen számfejtés sorszámmal kerüljenek rögzítésre. Tehát itt adható meg, hogy hó közben, hó végén, esetleg heti számfejtésnél szeretnénk ezt elszámolni.

Fontos: mindig arra a hónapra kerülnek az adatok rögzítésre, amelyben éppen a programmal állunk. Azaz ha a fejlécben a január hónap látszik, a beemelt jogcímek ezen hónap Jövedelem juttatások/Egyéb jövedelmek szekciójában lesznek lehatóak.

A beolvasás után ellenőrizhetjük az adatokat. A feldolgozást követően egy eredmény ablakot kapunk vissza, amely jelzi, hogy a fájlban található jövedelem jogcímek fel lettek rögzítve a kívánt dolgozóhoz. Adatok csak abban az esetben rögzíthetőek, ha abban a hónapban melyben állunk, nincs lezárt számfejtése (hónapzárás nincs) a dolgozónak. Az eredményablak arról is tájékoztatást ad, ha véletlenül egy év közben belépő dolgozónak a belépés hónapját megelőző hónapjára rögzítettünk adatot.

A Kulcs-Bér 2014 júliusi verziójától a jövedelem jogcím importálásánál már a nyitó és záró dátumot is (vonatkozó időszakot is) meg lehet adni, ezért plusz adatbeviteli mezővel bővül az „Import állomány felépítésének meghatározása” opció.