Jelenlét főkönyvi felosztás importálása

Ez a funkció abban az esetben érhető el, ha a Beállítások/Főkönyvi feladás menüpontban azt választottuk, hogy a főkönyvi órafelosztót szeretnénk használni.

A funkció arra ad lehetőséget, hogy a Jelenlét adatok Főkönyvi felosztás nézetébe a jelenlét adatokhoz kapcsolódó felosztást egy Excel táblából importáljuk.

A funkció használata előtt a Beállítások/Importálások beállításai/Jelenlét főkönyvi felosztás importálása menüpontban meg kell adnunk az Excel tábla beolvasásához szükséges információkat.

Az Új gombra kattintva tudunk új import sablont létrehozni. 

Jelenleg csak Excel fájlból lehetséges az adatok beolvasása. Az Import azonosító mezőbe kiválaszthatjuk a jogviszonyhoz tartozó Biztosítotti sorszámot, az Import azonosítót vagy a  Jogviszony kódot. Ennek segítségével fogja a program beazonosítani, hogy a fájlban található adatok mely jogvoszonyhoz tartoznak.

Az Adatok első sorába célszerű 1-nél nagyobb számot megadni, hogy az Excel táblának lehessen fejlécet is megadni.  

A jelenlét kategóriáknál ki tudjuk választani, hogy az adott sablonban milyen típusú jelenlétek felosztását szeretnénk importálni. 

Ebben az esetben az import állománynak csak dolgozói azonosítót, dátumot, óraszámot és részlegszámot, munkaszámot illetve másodlagos főkönyvi számot kell tartalmaznia. Amennyiben itt a sablon beállítás fejlécében nem választunk ki jelenlét kategóriát, akkor az import állományban kell megadni, hogy milyen jelenlét kategória óraszámát osztjuk fel. Felosztani a elenlét kategória legördülő menüjében található jelenléteket lehet.

Amennyiben valamelyik a programban kezelt cég esetén már beállításra került az import sablon és ezt egy másik cégben is alkalmazni tudjuk, akkor az Export Import gombok segítségével a komplett import sablon beállítás átmásolható.

Az import sablon alap beállításainak megadását követően, a jelenlét jogcímek összerendelései felületen meg kell adnunk a programnak, hogy az Excel tábla milyen azonosítókat tartalmaz a jelenlét jogcímek tekintetében és ezek, mely jelenlét jogcímeknek felelnek meg a bérprogramban.

Az új gombra kattintva tudunk új adatot megadni:

A külső azonosító az a jelölés, ami az Excel táblában azonosítja a jelenlét jogcímet. A megnevezés lehet teljesen tetszőleges. A Kapcsolódó jelenlét kategória a Kulcs-Bérben található megfelelő jelenlét kategória. Ez alapján azonosítja a program, hogy melyik jelenlét kategóriára vonatkozik a megadott felosztás.

A részlegszám, a munkaszám és a projekt esetén a rögzítő felületen meg tudjuk adni a más programbeli azonosítót, a sorszámot és a megnevezést, mint azonosító mezőt, amely alapján a program az Excel táblában szereplő azonosítót öszerendeli a programban találhatóval.

A másodlagos főkönyvi számlák esetén a főkönyvi szám illetve a megnevezés lehet ilyen azonosító adat.

A következő adat az import állomány felépítésének meghatározása.               

Először ki kell jelölni az Import mezőt, utána kiválasztani az Excel tábla oszlopát, majd meg kell nyomni a Felvesz gombot. 

Kitöltés után menteni kell, ezután pedig már lehet használni a funkciót. 

Az ebben a menüpontban megadott beállításokkal rendelkező import tábla az Elszámolás/Jelenlét adatok kezelése/Jelenlét adatok főkönyvi felosztásának importálása menüpontban olvasható be.

A beolvasott adatokat ellenőrzi a program, és ha hibát talál, hibaüzenetet küld.

A hiba elhárítása után újra be lehet olvasni a fájlt:

A beolvasott mintafájl megtalálható a cikk végén csatolva.

Az adatok rögzítése a Feldolgozás gomb megnyomása után kezdődik.