WebSzabadság tervező

A Kulcs-Bér program Beállítások/”Web szabadságtervező beállítások” opciójában használat előtt élesíteni kell a funkciót.

A szabadság tervező opció aktiváló felülete igen egyszerű, egyértelmű információk beállítására alkalmas. A szabadság tervező modul aktiválása könnyedén elvégezhető, ha a sor elé egy pipát teszünk, majd elmentjük a módosítást. Kérjük legyenek türelemmel aktiválást követően, ugyanis a háttérben éppen zajlik a webes adatbázis létrehozása, amely néhány percet is igénybe vehet. Ugyan itt, arra is lehetőséget biztosítunk, hogy megadják, a jövőben szabadságok tervezésénél a munkavállaló összes szabadságára tekintettel mennyit jelölhet a vezető (munkáltató) , illetve mennyit jelölhet a munkavállaló.

Szakmai háttér

A munkavállaló által jelölhető szabadság mértéke százalékban opció tehát lehetővé teszi, hogy korlátozzuk a vezető, vagy beosztott által jelölhető szabadságok számát.
Példa: abban az esetben ha Bérszámfejtő Gizellának van 20 nap alapszabadsága, 8 nap életkor után járó pótszabadsága, és 2 nap gyermek után járó pótszabadsága, és beállítjuk, hogy a munkáltató 66 % -ban „rendelkezhet” a szabadság kiadásáról, akkor a beosztott a szabadsága 34 % -át jelölheti be a szabadság tervezőbe. Az értéket alapértelmezetten 100 % -ra állítottuk. Az előző példa alapján a mezőbe 34 % -ot kellene írni. A vezető ezáltal 19,8 ~ 20 napról, a beosztott pedig a fennmaradó 10 napról (10,2 nap) rendelkezhet.
A szabadság tervek elkészítésénél többféle ellenőrzés is lefuttatható, az egyik ilyen a 14 egybefüggő naptári nap kiadásának figyelése. A bérszoftverben ez már régóta jelölhető, ugyanis a munkavállaló nyilatkoztatható az ellenkezőjéről is. Erről bővebben itt olvashat: Nyilatkozat éves szabadság Mt. 122. § (3) -től eltérő kiadásáról
 Abban az esetben tehát, ha a dolgozó szabadság és pihenőidő nyilvántartásánál nincs bejelölve az eltérő megállapodás ténye, a szabadság tervezésénél az ellenőrzés kiterjed a 14 naptári nap egybefüggő szabadság jelölésének meglétére is. Amennyiben ez az opció az adott dolgozónál be van jelölve (azaz nyilatkoztatva lett, hogy nem kívánja a 14 naptári napot egybefüggően kivenni), az online rendszer ennek tényét „tudomásul veszi”, és nem figyelmeztet ellenőrzéskor.

Vezető és beosztott jelölése

A programban rögzített munkavállalók (dolgozók) közötti kapcsolat, illetve a cégen belüli alapvető hierarchiák a szervezeti egységbe való sorolással, illetve a szervezeti egység vezetőjének jelölésével történik. A Kulcs-Bér Prémium szoftverhez alapértelmezetten kapcsolódó webjelenlét modulnál ezek már ismerősek lehetnek, ugyanis az elv ugyan az. Ahhoz tehát, hogy meg tudjuk adni, hogy egy-egy dolgozó,részleg felettese melyik – szintén a Kulcs-Bérrel nyilvántartott- személy a vezető, mindenképp használnunk kell a szervezeti egység adta lehetőségeket.<\p>
• a szervezeti egységet a Törzskarbantartások/Cégfüggő törzsek/ Szervezeti egységek opcióban rögzíthetjük fel• a szervezeti egység felrögzítésekor (vagy akár meglévő esetében is) lehetőség van tehát a részleg/szervezet felettesének, és a felettes vezetőjének megadására is.
 • a legördülő mezőben teljes egészében megtalálható a dolgozói törzs

A dolgozóhoz a jogviszony alapadatoknál tudjuk hozzárendelni a szervezeti egységet.
 A fenti beállítások elvégzése után nem maradt más hátra, csak az adatok felszinkronizálása a webes adatbázisba.

Adatok felszinkronizálása az online adatbázisba

Adatok felszinkronizálása az online adatbázisba
Ahhoz, hogy a Kulcs-Bérben rögzített és beállított adatok felkerüljenek az online adatbázisba, mindenféleképpen el kell végezni a felszinkronizálást. A szinkron folyamat segítségével felkerül minden olyan lényeges információ, amely alapján akár az éves szabadságtervet elkészíthetjük.
A szinkronizálást az Elszámolás/Jelenlét adatok kezelése/Adatok feltöltése Webjelenlét/Web szabadságtervező rendszerben opcióval tudjuk elvégezni.

A folyamat előtt az általános programműködésnek megfelelően meg fog jelenni egy szűrőablak, amely segítségével megadhatjuk,hogy mely adatokat szeretnénk feltölteni a webre. Alapértelmezetten minden be van pipálva.

A feltételek megadása után meg fog jelenni a feltöltés ablaka, ahol folyamatosan nyomon követhető az adatok feltöltése. A művelet sikerességéről a szoftver visszaigazolást is küld, amelyet jóváhagyva kiléphetünk az opcióból.

Online felületre történő bejelentkezés

Hasonlóan a webjelenlét rendszerhez, a dolgozók (melyek adatai már felszinkronizálásra kerültek) az adóazonosító jelükkel, vagy e-mail címükkel tudnak belépni. Első esetben a jelszó megegyezik az azonosítóval. 

 Vezetői felület

A webes rendszer a feltöltött adatok alapján már az adóazonosító jelből (belépési adatokból) meg tudja állapítani, hogy az adott dolgozó be van-e állítva valamelyik szervezeti egység vezetőjeként, avagy sem. Abban az esetben ha a háttérben azt érzékeli, hogy az illető aki belépett, vezető, számára egy bővített , úgynevezett „vezetői felületet” jelenít meg a webes rendszer. 

A fenti képen az üdvözlő felületet áthatjuk. A felületen látható a vezető közvetlen felettese, a jogviszony(ok) megnevezése, illetve a jobb felső sarokban látható a modulválasztó lehetősége. Ez utóbbi a webjelenléttel való párhuzamos használatkor használandó.<\p>

Minimum napi létszámadatok

A funkció csak a vezetők részére elérhető. Az opció választásával egy másik böngészőablakban fog megjelenni a minimum létszám megadására alkalmas felület. Fentről lefelé haladva:

Nyitó és záró hónap: az az időintervallum, amelyre meg szeretnénk adni a napi minimum létszámot.

Részleg: az adott szervezeti egységben összesen minimum mennyien legyenek. A szabadság tervezés során e létszám alá nem mehet a napi létszám. Itt egy nagyobb halmazról van szó, mint a munkakörre történő feltételmegadás.

Munkakör: a napi minimum létszám munkakörre vonatkozóan is megadható, azaz beállítható például az is, hogy „cnc hegesztő munkakörben” legalább 3 -an legyenek az 5-ből.

Széles intervallum: nem kell egyesével, minden napon külön limitálni a létszámot, hanem a nyitó-záró dátum alapján az egész hónap feltöltésre kerül a beírt minimum értékkel. Itt arra is lehetőség van, hogy csak a munkarend szerinti munkanapokra jelöljük ezen adatot.

Beosztottak szabadságtervei

A vezetőnek lehetősége van a beosztottak szabadságát tervként bejelölni a közösen használt online táblázatba, természetesen a minimum létszám figyelésével, a munkavállaló által jelölhető szabadság százalékos mértékének figyelésével, és az Mt. 122.§ -nak figyelembevételével.

A „Beosztottak szabadságtervei” menü választásával szintén egy új böngésző ablak fog megjelenni.

Felület magyarázata: 

Nyitó és záró hónap:az az időintervallum, amelyre meg szeretnénk adni a szabadságtervet, azaz amire tervezni szeretnénk. Egyszerre tehát több hónapra is lehetséges.
Részleg: mely részlegre vonatkozóan szeretnénk vezetőként szabadságokat jelölni. A vezető számára csak az a részleg jelenik meg, melyben vezetőnek lett jelölve.
Munkakör: adott munkakörre lebontva tervezhető a szabadság
Terv lezárva: abban az esetben ha már a szabadság terv a munkavállaló és munkáltató(vagy vezető) által is elfogadottnak minősül, lehetőség van a terv időszak lezárása, melyről a kiválasztott részleg/munkakör dolgozói automatikus e-mail értesítést kapnak.
Köv. lezárás: azaz következő lezárás, pedig megmutatja, hogy mi az a legközelebbi dátum, amelyig le kell zárni a tervidőszakot
Kitöltés határideje: eltérhet, de akár meg is egyezhet a lezárás határidejével. A dátum az automatikus e-mailbe is belekerül, ez egyfajta tájékoztatás, hogy addig mindenki készítse el a tervét szabadságra vonatkozóan. Nem kötelező kitölteni.
Lezáratlan tervek ellenőrzése: ezt a funkciót a minimum létszámadatok,Mt. 122 .§-ra, illetve egyéb – később említésre kerülő- feltételek ellenőrzése érdekében célszerű használni. Az ellenőrzés tehát nem a lezárt, hanem a még nyitott időszakra vonatkozóan futtatható.
Terv lezárása: Abban az esetben ha a terv lezárható, és ki is van töltve a „köv. lezárás” mező, a rendszer lezárja a jelölt időszakot, melyről szintén automatikus üzenetet küld. Ettől kezdődően a lezárt időszakok visszanyitása nélkül az érintett időszakok vezető és beosztotti oldalról sem szerkeszthetőek.
Terv visszanyitása: A lezárt terv csakis akkor módosítható, ha visszanyitjuk. A visszanyitásról szintén automatikus értesítés érkezik.

Szabadságok jelölése vezető felületről

A vezető egyaránt jelölheti a beosztottjai, és természetesen a saját részre történő szabadságtervét is. Jelen fejezetben a vezető a beosztottakra vonatkozó szabadságtervéről lesz szó.
 A beosztottak szabadságterveinek felülete úgy van tagolva, hogy abból egyértelműen kiderüljön, ki milyen szervezeti egységhez (részleg) tartozik, kinek- mi a munkaköre, illetve mennyi a tárgyévre vonatkozó kiadható,kiadott, és tervezett szabadsága. Ezek függvényében a szabadság egyenlege is megjelenik.

A táblázat első oszlopában láthatóak az előkészítést alatt lévő, a végleges terv (azaz lezárt időszak szerinti szabadság terv alapján kalkulált egyenlegek), illetve a tényadatok. Mik azok a tényadatok? A tényadatok a már leszámfejtett, azaz ténylegesen kivett/kiadott szabadságokat jelölik. A szabadság tervezőnek tehát ezen része lehetővé teszi a terv és tényadatok közötti eltérés alapján való esetleges termelési, szolgáltatási, működési ritmus előkalkulációját.

A tervezett szabadságok létszámra való kihatását napi szinten is nyomon követhetjük, ugyanis a munkakörre,illetve részlegre vonatkozó teljes létszám, szabadságon lévő, beosztva, és minimum létszám adatok dinamikusan változnak a tervezett szabadság arányában.
A vezető által beosztott számára bejelölt szabadság az alábbi jelölést kapja:

A beosztott számára a szabadság tervezőben ezen adat nem módosítható! A vezető ezt úgy tudja jelölni, hogy rákattint arra az „előkészítés alatt” lévő sorban található kiválasztott napra.

Ha ez a terv lezárásra kerül, a végleges sorba automatikusan rögzítve lesz. A tényadatok sorban pedig csakis számfejtést követően kerül be státusz. A fenti képen egy olyan eset látható, amikor a vezető – jelen esetben magának- ugyan bejelölte a tervezett szabadságot, majd ez elfogadásra is került (végeleges terv), viszont ezen a napon mégsem volt szabadságon, hiszen a tényadatok sorban X látható, azaz ledolgozott nap. Ha valóban kivette volna a tervezett szabadságát, a tényadatok sorban a szóban forgó napok FSZ státusszal lettek volna ellátva, azaz a terv és tényadat egyezett volna.

Szabadságok engedélyezése:

A szabadságtervező felületén lehetőség van a bejelölt szabadságok engedélyeztetésére is, kiváltva így a szabadságtömböt.
Amennyiben a kiválasztott jogviszonyhoz rendelt szervezeti egységhez a Törzskarbantartások/ Cégfüggő törzsek pontban beállítottuk a szervezeti egység vezetőit, a hozzájuk megadott e-mail címre szabadság kérelem küldhető. A kérelem elküldése előtt először be kel jelölni a tervezett napokat szabadságként a jelenléti ívben, majd a Szabadság kérelem küldése gombra kell kattintani. Ezt a „Szabadságterv kérelem küldése” gombbal tehetjük meg.

Itt a rögzített és engedélyezésre váró napok sorában ki kell választani azoknak a jelölőnégyzetét, melyekről a szabadság kérelmet el kivánjuk küldeni. A Kérelem küldése gomb segítségével kell a bejelölt napokra vonatkozó kérelmet elindítani.
 A Frissítés ikon segítségével a Státusz oszlop információi frissíthetőek. Amennyiben a szervezeti egység vezetője a hozzá beérkezett értesítő e-mail alapján engedélyezi a szabadságot, ezen az ablakon is frissülnek a státusz információk. Emellett a dolgozó az engedélyezésről, vagy elutasításról külön e-mail értesítést is kap.

Webjelenlét használata esetén
Amennyiben a WebJelenlét modul is aktiválva van, és a napi munkaidőt, jelenlétet ennek segítségével töltik, a webes szabadságtervezőben jelölt és elfogadott szabadságot a WebJelenlét modul felületén is megjelenítjük.

Terv lezárása (vezetői felület)

A vezetői felületen lehetőség van az elkészített szabadság tervek lezárására. A lezárás a „Beosztottak szabadságtervei” opción belül végezhető el.

A lezárásról a vezető és a beosztottak is kapnak egy visszaigazolást e-mailes postafiókjukra, melyet a Kulcs-Bérben a személyi adatok/elérhetőség opcióban adtak meg. A szabadság terv lezárásánál – ahogyan a képen is látható- lefut egy ellenőrzés, amelynek eredményeit a vezető megtekintheti. Szükség esetén a korrigálást így elvégezheti. Fontos, hogy ezek jelenleg figyelmeztetések, és meglétük ellenére lezárható az időszak!

Beosztottak felülete

A beosztottak felülete természetesen részben megegyezik a vezető felületével, ámbár a kizárólag maguknak tervezhetnek szabadságot (míg a vezető saját magának+ beosztottaknak). A bejelentkezéshez szintén a dolgozó adóazonosító jele adott, azaz az azonosító és jelszó első esetben ugyan az, ezt belépés után mindenképp változtassák meg!

A terv adatok ellenőrzésére a beosztottnak is jogosultsága van, azaz ellenőrizheti, hogy minden lényeges feltételnek eleget tett-e. Munkatársak szabadságtervei választása esetén pedig betekintést nyerhet, hogy a közvetlen kollégái -azonos részleg vagy azonos munkakör esetén- az adott napon terveznek-e már szabadságot. Így a beosztottak is reális adatokkal rendelkeznek az felől, hogy az adott napon például azért nem tud már szabadságra menni, mert a minimum létszám nem teszi lehetővé. Például az adott munkakör minimum létszáma 3, (egyébként 5 -en vannak) , és 2 kollégája már szabadságon van azon a napon amit ő is be szeretett volna jelölni tervként.

A beosztottak számára a felületen szintén látható, hogy a vezető jelölt-e be szabadságot, illetve hogy melyik napra. Ezen kívül – a Kulcs-Bérben megadott kiadási arányoknak megfelelően- a beosztottnak is lehetősége van saját szabadságnapot jelölni a tervezőben. Ez esetben, a beosztott által jelölt nap, egy „sima” E-vel van jelölve. A vezető által jelölt szabadság jelölése:

Szabadságok engedélyezése:

A szabadságtervező felületén lehetőség van a bejelölt szabadságok engedélyeztetésére is, kiváltva így a szabadságtömböt.
Amennyiben a kiválasztott jogviszonyhoz rendelt szervezeti egységhez a Törzskarbantartások/ Cégfüggő törzsek pontban beállítottuk a szervezeti egység vezetőit, a hozzájuk megadott e-mail címre szabadság kérelem küldhető. A kérelem elküldése előtt először be kel jelölni a tervezett napokat szabadságként a jelenléti ívben, majd a Szabadság kérelem küldése gombra kell kattintani. Ezt a „Szabadságterv kérelem küldése” gombbal tehetjük meg.

Itt a rögzített és engedélyezésre váró napok sorában ki kell választani azoknak a jelölőnégyzetét, melyekről a szabadság kérelmet el kívánjuk küldeni. A Kérelem küldése gomb segítségével kell a bejelölt napokra vonatkozó kérelmet elindítani.
 A Frissítés ikon segítségével a Státusz oszlop információi frissíthetőek. Amennyiben a szervezeti egység vezetője a hozzá beérkezett értesítő e-mail alapján engedélyezi a szabadságot, ezen az ablakon is frissülnek a státusz információk. Emellett a dolgozó az engedélyezésről, vagy elutasításról külön e-mail értesítést is kap.

Webjelenlét használata esetén
Amennyiben a WebJelenlét modul is aktiválva van, és a napi munkaidőt, jelenlétet ennek segítségével töltik, a webes szabadságtervezőben jelölt és elfogadott szabadságot a WebJelenlét modul felületén is megjelenítjük.