Elektronikus bérjegyzék és nyomtatványok

A Kulcs-Bér Prémium program Beállítások /Elektronikus bérjegyzék beállításai menüpont az elektronikus bérjegyzékek kezelésének és kiküldésének beállításait teszik lehetővé. Bejegyzésünkben az elektronikus bérjegyzékekkel kapcsolatos tennivalók áttekintését olvashatjuk.

Elektronikus bérjegyzék kiküldéséhez használatos dolgozói e-mail címek rögzítése

Ahhoz hogy sikeresen ki tudjuk küldeni a bérjegyzékeket, mindenképpen meg kell adnunk a dolgozó e-mail címét, amelyet a Dolgozói adatok/Személyi alapadatok/Elérhetőségek pont E-mail cím szekcióban rögzíthetünk.

Két mezőben lehet a dolgozó e-mail címét megadni, melyek közül a felső sorban található az általános, az Elektronikus bérjegyzék modul részen található mező pedig az elektronikus bérjegyzéknél használatos e-mail cím rögzítésére alkalmas.

Amennyiben beírjuk az általános e-mail címet, lehetőség van arra, hogy a Rögzített e-mail címmel megegyező jelölőnégyzetet bekapcsoljuk. Ennek hatására az Elektronikus bérjegyzék modul részen található E-mail cím  mező automatikusan kitöltődik a már megadott általános e-mail cím mező tartalmával.

Dolgozók listájában már rögzítésre került e-mail címek szinkronizálása

Abban az esetben, ha az elektronikus bérjegyzék modulhoz tartozó e-mail címek még nincsenek kitöltve, a program biztosítja az Elérhetőségek/E-mail fül első sorában található adatok szinkronizálását, a Beállítások/ Elektronikus bérjegyzék beállításai ablak E-mail szinkronizáció részén található Rögzített e-mail címek átvétele gomb segítségével.

A gombra kattintva egy megerősítő kérdés elfogadása után, az Elektronikus bérjegyzéknél használatos e-mail cím mezők automatikusan frissülnek az általános e-mail cím mezőben található adatokkal.

Elektronikus bérjegyzék megnyitásához szükséges dolgozói jelszavak kezelése

A Beállítások menüpont Elektronikus bérjegyzék pontjában található a Dolgozói jelszavak szekció. A Jelszó generálása gombra kattintva automatikusan létrehozható minden dolgozóhoz - amelyek személyi adataihoz elektronikus bérjegyzékhez használatos e-mail címet is rögzítettünk - egy a bérjegyzéket tartalmazó pdf titkosítására szolgáló egyedi, nem a program által generált jelszó.

A PDF titkosítására szolgáló jelszó mező megtalálható a dolgozók adatlapján, a Személyi alapadatok/Elérhetőségek/E-mail cím fül Elektronikus bérjegyzék modul részén is. Az itt található jelszavakat a Jelszavak küldése gombbal juttathatjuk el a dolgozóknál - elektronikus bérjegyzék kezeléséhez megadott - e-mail címekre.

Természetesen amennyiben a személyi adatoknál egyénileg lett megadva titkosításra szolgáló jelszó, a program azt fogja kiküldeni.

Jelszó generálás, illetve jelszó használata nélkül is működik az elektronikus bérjegyzék kiküldése, amennyiben mégis használjuk ezt a biztonsági lehetőséget, a dolgozó a postafiókjára megérkezett pdf dokumentumot csak ezen jelszó birtokában tudja megnyitni.

Elektronikus bérjegyzék kiküldésének konfigurálása 

A Beállítások/ Elektronikus bérjegyzék beállításai menüpontban adhatjuk meg többek között a feladó, illetve az SMTP kiszolgáló adatait. 

Amennyiben „SMTP kiszolgáló hitelesítést igénylünk”, ki kell tölteni a „felhasználó”, és „jelszó” mezőt is, amely a feladó postafiókjához tartozik.

A Visszajelzés kérés jelölőnégyzet kiválasztása esetén, a levelező rendszer visszajelzés küldő szolgáltatásának segítségével értesülhetünk az e-mail címekre kiküldött levelek átvételéről. A Webes átvételi lista használata jelölőnégyzet kiválasztása, majd a megadott beállítás Mentés gombbal történő érvényesítése után az Állapot mező értéke frissül és az Elszámolások/ Aláíró jegyzékek/ Elektronikus fizetési jegyzék átvételi lista pontban lekérdezhető lesz az átvételi lista.

A PDF állományok részen állatható be, hogy a pdf formátumban elkészített fizetési bizonylatokat hová tároljuk a számítógépen (Tárolás helye mező), és szándékozzuk-e kiküldés után automatikusan törölni ezeket a bizonylatokat helytakarékossági szempontból (PDF állományok törlése kiküldés után jelölőnégyzet).

Bérjegyzékek lekérdezése és az elektronikus bérjegyzékek kiküldése

Ha a szükséges beállításokat elvégeztük, lehetőségünk van a mentett számfejtéssel, és e-mail címmel rendelkező dolgozók részére e-mailben kiküldeni a fizetési bizonylatot.
 Ehhez menjünk az Elszámolás/Hóvégi fizetési jegyzék opcióhoz, majd a szűrő feltételek megadása után nyomjunk az „OK” gombra, hogy a program megjelenítse a kiválasztott dolgozók fizetési bizonylatát.

A szűrő ablakon biztosított az is, hogy csak olyan dolgozókat jelöljünk ki, amelyekhez van rögzítve e-mail cím.

A fizetési bizonylat képernyőre való lekérését követően, az ablak bal felső részén megjelenik az „Exportálás” funkció, amely tartalmazza a „PDF export és mail küldés” lehetőségét. Ezt követően a háttérben elindul a fizetési bizonylat elektronikus kiküldése a megadott e-mailcímekre.

Ha a program befejezte a műveletet, egy értesítés érkezik, amely a bérjegyzék sikeres kiküldésére utal.

Elektronikus fizetési jegyzék átvételi lista

Amennyiben a munkavállaló részére elektronikus formában történik a fizetési bizonylat küldése, a programban egy új – aláíró jegyzékhez hasonló- lista lekérésére is lehetőséget biztosítottunk, amellyel ellenőrizhetjük, hogy mely dolgozónk igazolta vissza az e-mailben kiküldött fizetési bizonylat átvételét.

A funkciót a Beállítások/Elektronikus bérjegyzék beállítása opción belül a Webes átvételi lista használatával aktiválhatjuk.

A munkavállaló a fizetési bizonylat kiküldésekor az e-mailben található linken tudja igazolni, hogy a fizetési bizonylatot átvette.

Az így átvett bizonylatokról aláíró jegyzéket az Elszámolások/ Aláíró jegyzékek/ Elektronikus fizetési jegyzék átvételi listával kérhetjük le.