A Web Szabadság tervező

Web szabadságtervező – Tematikus összefoglaló

• Általános információk

A webes szabadságtervező előnye, hogy a dolgozók egy közös felületen, de egyéni belépési adatokkal tudják megtervezni egy időszakra vagy akár az egész évre vonatkozó szabadság felhasználásukat. Az adott szervezeti egység vezetője a tervező segítségével átlátja és a termelési folyamatokhoz igazítva tudja megtervezni a dolgozók szabadságolását, biztosítva ezáltal az egységes munkaerő eloszlást.

A programban be tudjuk állítani, hogy adott cég vonatkozásában a kiadható szabadságok hány százalékát oszthatja be a munkaadó és a munkavállaló. A munkavállaló a megadott mértéknek megfelelően tudja megigényelni szabadságait. Megadható, hogy adott szervezeti egységben, adott munkakör esetén mennyi a minimális létszámigény.

Az igénylés ebben az esetben is e-mailen keresztül történik. A webes szabadságtervező összhangba hozható a webjelenlét működésével.

• Beállítások/Web szabadságtervező

• Web szabadságtervező aktiválva

A rendszer aktiváláshoz pipáljuk be a jelölőnégyzetet, majd kattintsunk a Mentés gombra. A program ekkor létrehozza a linket, amelyen a cég számára elérhető a web szabadságtervező rendszer. A webjelenlét, webcafetéria és web szabadságtervező modulok ugyanazon linken érhetők el. Amennyiben több webes modul kerül aktiválásra, akkor magán a webes felületen tudjuk kiválasztani, melyik modulba szeretnénk belépni:

• A munkavállaló által jelölhető szabadság mértéke százalékban

Ezzel a beállítással azt tudjuk meghatározni, hogy a dolgozó a rendelkezésére álló szabadság napok hány százalékát veheti ki a saját maga által meghatározott időpontban. A fennmaradó napok kiadásának idejéről a munkáltató dönt.

• Dolgozók adatai – adatrögzítés

A web szabadságtervező aktiválást követően fel kell szinkronizálni a dolgozók szabadság kiadással kapcsolatos adatait:

• Szabadságok száma: A dolgozó adatlapján a Munkaügyi adatok/Szabadság és pihenőidő nyilvántartás menüben a Szabadság számítás gombra kattintva az előzetesen berögzített adatok alapján a program kiszámolja a dolgozót megillető szabadságok számát.

• Családi állapot: A Személyi alapadatok menüben be tudjuk állítani a dolgozó családi állapotát. A szabadság kiadások súlyozásánál szempont lehet, hogy valaki egyedülálló vagy házas. Ebben az esetben jelent segítséget, ha a web szabadságtervezőben megjelenítjük a dolgozó családi állapotát.

• Eltartottak: Szintén a szabadság kiadás súlyozásakor van jelentősége, hogy megjelenítjük, amennyiben egy dolgozónak gyermeket van. Az eltartottak adatait a dolgozó adatlapján a Munkaügyi alapadatok/Eltartottak menüben tudjuk rögzíteni.

• Megállapodás szabadság eltérő kiadásáról: A web szabadságtervezőben többféle ellenőrzési funkció működik. Ezek egyike az egybefüggő 14 nap szabadság kiadása. Alapértelmezett beállítások mellett a program ezt a figyelést alkalmazza. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a dolgozó a szabadságtervező felületen úgy tudja kivenni a szabadságát, hogy egy esetben meglegyen az egybefüggő 14 nap. Ettől eltérni nem engedi a rendszer.

A dolgozók adatlapján a Munkaügyi adatok/Szabadság és pihenőidő nyilvántartás felületen jelölni tudjuk, ha a dolgozó és a munkáltató között megállapodás született, hogy a dolgozó nem szeretné egyben kivenni a 14 nap szabadságot. Ebben az esetben az Éves szabadság Mt.122.§(3)-től eltérő kiadása jelölőbe be kell tenni a pipát. Ebben az esetben a Nyilatkozatok menüpontban ki is nyomtatható a megállapodás, valamint így a szabadságtervező sem alkalmazza ezt a figyelést a webes felületen.

• Elszámolás/Jelenlétadatok kezelése

• Adatok feltöltése Webjelenlét/Webszabadságtervező rendszerbe

A web szabadságtervező felületre ugyanazon menüpont segítségével tudjuk feltölteni az adatokat, mint a webjelenlét esetén.

Ez a menüpont teszi lehetővé, hogy a bérprogramban rögzített, a szabadságok kezeléséhez szükséges adatok feltöltésre kerüljenek a webes felületre.

A menüpont indításával beállító felület ugrik fel:

Ezen a felületen be tudjuk állítani, hogy milyen adatokat szeretnénk feltölteni a webre. Alapértelmezetten a tárgyéven túli adatokon kívül, minden adat feltöltésre kerül.

A tárgyéven túli adatok feltöltésre év vége felé lehet szükség az éven túlnyúló kiléptetések kezeléséhez, illetve a tárgyévet követő január szabadság adatainak kezeléséhez.

A Tovább gombra kattintva az általános szűrőablak ugrik fel. Itt lehetőségünk van kiválasztani azokat a dolgozókat, akiknek az adatait szeretnénk felszinkronizálni.

Az Ok gomb megnyomásával megjelenik a felszinkron felület, ahol a Feltöltés gomb megnyomásával megkezdődik az adatok feltöltése a webre: 

Az első feltöltés követően a dolgozók e-mailben kapnak értesítést róla, hogy a web szabadságtervező rendszer elérhető számukra:

A web szabadságtervező helyes használatához minden hónapban fel kell szinkronizálni az adatokat a számfejtést követően. Így válnak tényadattá a számfejtett szabadságok. Ennek segítségével tudja a program helyesen nyilvántartani a kivehető, függőben lévő és kivett szabadságok számát.

A folyamatos szinkron elmaradása esetén előfordulhat, hogy a programban és a weben nyilvántartott szabadság adatok nem fognak egyezni.

• Webes felület

Ugyan arra a linkre eltérő jogosultsággal belépve eltérő kezelői felületet kapunk. A web szabadságtervező esetén megkülönböztetjük a dolgozói és a vezetői felületet.

A webjelenléthez hasonlóan a web szabadságtervező rendszerbe is adóazonosító jellel lehet belépni az első bejelentkezéskor. Ekkor a jelszó módosítható a Beállítások menüre kattintva:

A web szabadságtervezőben az alábbi jelölésekkel találkozhatnak:

Minden jelölés esetén igaz, hogy ha a jelölésre állunk az egérrel, a program kiírja a magyarázatot:

• Dolgozói felület

A dolgozó kizárólag az őt megillető szabadságok kivételéről tud tervet készíteni.

A Munkatársak szabadságtervei gombra kattintva betekintést nyerhet, hogy a közvetlen kollégái -azonos részleg vagy azonos munkakör esetén- az adott napon terveznek-e már szabadságot. Így a beosztottak is reális adatokkal rendelkeznek arról, hogy az adott napon például azért nem tud már szabadságra menni, mert a minimum létszám nem teszi lehetővé. Például az adott munkakör minimum létszáma 3 (egyébként 5 -en vannak), és 2 kollégája már szabadságon van azon a napon, amit ő is be szeretett volna jelölni tervként.

A beosztottak számára a felületen szintén látható, hogy a vezető jelölt-e be szabadságot illetve, hogy melyik napra. Ezen kívül – a Kulcs-Bérben megadott kiadási arányoknak megfelelően- a beosztottnak is lehetősége van saját szabadságnapot jelölni a tervezőben. A felületen megkülönböztetjük, hogy a tervben szereplő szabadságot a dolgozó maga jelölt-e vagy felettese.

Ha a dolgozó bejelölte a tervezési időszakra, hogy mikor szeretne szabadságra menni, akkor ezt a tervet le tudja ellenőrizni a Terv adatok ellenőrzése gomb segítségével.

Ha az adatok rendben vannak, akkor el tudja küldeni engedélyezésre a vezetőnek a Szabadságterv kérelem küldése gomb segítségével.

A vezető erről e-mailben értesül. A terv elfogadásáról vagy elutasításáról ő is e-mailben értesíti a dolgozót.

Amennyiben a terv elfogadásra kerül, akkor a dolgozó web szabadságtervező felületén megjelenik a terv lezárásának dátuma, a következő terv záró dátuma illetve a következő terv kitöltésnek dátuma.

• Vezetői felület

A vezető saját felületén egyrészt ugyanúgy tudja kezelni a szabadságtervezőt, mint bármelyik dolgozó, tehát a programban megadott arányban be tudja osztani saját szabadságait, erről a tervről kérelmet tud küldeni felettesének.

Másrészt, mivel egyben egy adott szervezeti egység vezetője is, plusz opciók jelennek meg a web szabadságtervező felületén:

1. Minimum napi létszámadatok: Ebben a beállításban határozzuk meg, hogy az adott részlegen mennyi a napi minimális munkaerőszükséglet. Ezzel tudjuk biztosítani, hogy az adott részleg működésében ne legyen fennakadás a szabadságolások miatt.

Amennyiben hosszabb időre szeretnénk tervezni, akkor nem kell egyesével megadni a munkanapok mezőjében a létszámszükségletet. A Széles intervallum feltöltésre kattintva a nyitó-záró hónap közötti intervallumra egyszerre meg tudjuk adni az adatot.

1. Beosztottak szabadságtervei: A vezető ebben a menüpontban tudja elkészíteni az irányítása alá tartozó dolgozók szabadság terveit:

A terv készítés lényege, hogy egy adott időszakra vonatkozóan meghatározzuk, hogy a dolgozók mikor veszik ki szabadságaikat, így a munkafolyamatok tervezhetővé válnak, ezáltal biztosíthatjuk, hogy ne keletkezzen munkaerőhiány valamelyik munkafolyamat területén.

A tervezés időszaka szabadon megadható. A nyitó/záró dátum megadásával le tudjuk szűrni a tervezni kívánt időszakot, meg tudjuk adni, hogy mely napokon szeretnénk szabadságra küldeni az adott dolgozót.

A terv összeállításakor meg tudjuk adni a következő tervidőszak záró dátumát is, valamint azt, hogy a dolgozóknak mely dátumig kell megtervezniük ezt a következő időszakot. Erről a dolgozókat e-mailben tájékoztatni is tudjuk.

A Következő lezárás és határidő dátumának mentésekor felugrik egy ablak, amiben ki tudjuk jelölni a dolgozókat, akiket erről értesíteni szeretnénk:

A kitöltési határidő leteltét követően a Lezáratlan tervek ellenőrzésével a vezető meg tudja nézni, hogy a dolgozók az előzetesen beállított kritériumoknak megfelelően jelölték-e be szabadságaikat. Ha a vezető ezeket rendeben találta, akkor lezárhatja a tervet a Terv lezárása gomb segítségével.

Amennyiben a terv ellenőrzéskor egy dolgozó esetén hibát talál a program, az érintett dolgozó terve nem kerül lezárásra.

A terv lezárásakor a dolgozók web szabadságtervező felületén megjelenik a lezárási dátum, a következő időszak kitöltési és lezárási dátuma:

Amennyiben a terv lezárásra került, a dolgozó ezen időszakra vonatkozóan már nem tud szabadságot tervezni. Ha mégis szükséges módosítani a lezárt adatokat, akkor azt a terv visszanyitásával meg lehet tenni.

A vezető megadott elrendezések alapján megadott időszakra vonatkozóan excelbe tudja exportálni a beosztottak szabadság terveit.

• Az összevont szabadságadatok azt mutatják, hogy az adott időszakban összesen hány előkészítés alatt álló, hány végleges tervben szereplő szabadnap került beosztásra és ebből mennyi valósult meg.
• Az összevont napi szabadságadatok azt mutatja, hogy adott napon mennyi a teljes létszám, a minimum létszám, hány előkészítés alatt álló, hány végleges tervben szereplő szabadság nap került jelölésre, ebből mennyi valósult meg. És ezek alapján mennyi az adott napon a dolgozói létszám.
• Az összevont dolgozónkénti adatok dolgozókra bontva mutatja meg, hogy az adott időszakban hány előkészítés alatt álló, hány végleges tervben szereplő szabadság nap került jelölésre és ebből mennyi valósult meg.

A terveket szervezeti egységre vagy munkakörre csoportosítva is el tudjuk készíteni.

• Együttműködés a webjelenléttel

A web szabadságtervező, ahogy a neve is mutatja egy tervezői felület. Ezzel szemben a webjelenlét tényadatok rögzítésére szolgál.

A két modul között együttműködés áll fent, ennek természetesen feltétele, hogy mindkét modul aktiválásra kerüljön a cégben.

• Amennyiben a web szabadságtervezőben a dolgozó szabadságot tervez és erről kérelmet küld a vezetőjének, akkor a vezető eldöntheti, hogy csak a tervet fogadja el (ekkor csak a web szabadságtervezőben jelenik meg az engedélyezett szabadság), vagy tény adatként is elfogadja, ebben az esetben a webjelenlétben is megjelenik, mint engedélyezett szabadság.

A vezető magán a web szabadságtervező felületen is el tudja ilyen módon fogadni a szabadságokat.

• Amennyiben a web szabadságtervezőben lezárásra került a terv és a dolgozónak adott időszakban volt legalább egy tervezett szabadnapja, akkor a webjelenlét kiegészül egy plusz oszloppal, ahol a tervezett vagy elfogadott szabadság megjelenik. Ha a vezető a web szabadságtervezőből küldött tervet tény adatként fogadja el, akkor ezek a napok automatikusan elfogadott szabadságként jelennek meg a webjelenlétben is.

• Ha a webjelenlétben engedélyezik a függőben lévő szabadságot, akkor ez átkerül a web szabadságtervező felületére is. Az is átvezetésre kerül a web szabadságtervező felületére, ha ezt az elfogadott szabadságot törlik a webjelenlétben.

• Ha a webjelenlétben visszautasítja a dolgozó szabadságát a vezető, akkor a web szabadságtervezőben is törlésre kerül az a nap.