WebCafeteria használata

Programunkban lehetőség van cafeteria nyilvántartására, és elszámolására. A webcafeteria lényege, hogy a cafeteriára jogosult munkavállalók egy közös webes felületen, saját adóazonosítóval belépve éves szinten – a cafeteria éves értékhatárát figyelembe véve- megadják, hogy a rendelkezésre álló cafeteria elemekből mikor, mennyit szeretne igénybe venni.

Ahhoz, hogy a fent említett közös webfelületet elérjék a munkavállalók, aktiválni kell a webcafeteria használatot.

Ehhez lépjünk be a Beállítások/VBK juttatások beállításai  (Választható béren kívüli juttatások juttatások beállításai) opcióhoz.

Itt a WebCafeteria rendszer aktiválva jelölőnégyzet kiválasztásával lehetőség nyílik a webcafeteria aktiválására.

A Választható béren kívüli juttatások pont további elemeinek magyarázata:

Éves keretösszeg: az éves keretösszeg mezőben adható meg, hogy a béren kívüli juttatásokra jogosult munkavállalók részére éves szinten mennyi összeg áll rendelkezésre. Az összeg mező módosítható.

Időarányos keretösszeg megállapítása: amennyiben ebben a sorban pipa található, az azt jelenti, hogy évközi kilépés illetve belépés esetén azt szeretnénk, hogy a továbbiakban beállított feltételek alapján a program arányosítsa az éves keretösszeget.

Keretösszeg arányosítás módja: amennyiben az időarányos keretösszeg megállapítását választottuk, további feltételeket adhatunk meg. A keretösszeget kétféleképpen arányosíthatjuk. Az egyik lehetőség a naptári napos arányosítása, amely számítása a következő:

• Naptári napos: évközi be illetve kilépés esetén az éves keretösszeget a naptári napokkal osztjuk, majd ezen értéket a jogviszonyban töltött naptári napokkal szorozzuk meg.
• Munkanapos: évközi be illetve kilépés esetén az éves keretösszeget a ledolgozható munkanapokkal osztjuk (éves szinten), majd ezt az értéket a ténylegesen ledolgozott munkanapokkal szorozzuk föl.
• 
  

Arányosítás belépéskor:

• Időszak kezdete: lehet a belépés dátuma, vagy a próbaidő lejárta. Amennyiben a belépés dátumát választjuk, béren kívüli juttatást már a belépés dátumától juttatjuk a munkavállaló részére. Amennyiben a próbaidő lejárta lehetőséget választjuk, az azt jelenti, hogy a munkavállaló béren kívüli juttatásra csak a próbaideje lejárta után jogosult.

További beállításokat adhatunk meg annak függvényében, hogy mikortól szeretnénk jogosulttá tenni munkavállalónkat a béren kívüli juttatásokra. Lehetőséget biztosít a program többek között arra is, hogy amennyiben a beállított naptári nap előtt, vagy után lép be, akkor a belépés hónapjára jogosult legyen –e cafeteriára, vagy sem.

Ugyanez a beállítás megtalálható a kilépésre vonatkozóan is, azaz itt is megadhatjuk, hogy amennyiben a kilépés dátuma a hónap meghatározott napja előtt van, vagy utánra esik, akkor jogosult-e cafeteria juttatásra az adott dolgozó a kilépés hónapjában, vagy sem.

Arányosítás heti órakeret alapján: Az ablak felső részén található keretösszeg a teljes munkaidős munkarendben foglalkoztatottakra szabva kalkulálódott. Amennyiben bejelölésre kerül az „arányosítás heti órakeret alapján” sor, a program az adott dolgozónál (akinél be fogjuk állítani a vállalt béren kívüli juttatásokat), ellenőrizni fogja keretösszeg számításakor a heti munkaidejét, azaz például részmunkaidős esetében a megfelelő arányban csökkenteni fogja a felhasználható keretösszeget.

Ennél az ablaknál látható a kieső idők jelölésének táblázata, azonban a kieső idő választása itt csak akkor lesz elérhető, ha a Törzskarbantartások/ Cégfüggő törzsek/VBK juttatás kieső idő opciót már feltöltöttük.

Amennyiben bejelöljük a „Webcafeteria rendszer aktiválása opciót, majd a „mentés” gombra kattintunk, a háttérben elkezdődik a webfelület címének generálása, mely elkészülése után a szóban forgó ablak alján kék színnel – linkelve- lesz elérhető címe.

Mielőtt rákattintanánk a webcafeteria linkjére, végezzük el a további beállításokat.

Ahhoz, hogy munkavállalónk a webes felületen választani tudjon a különböző juttatások közül, mindenképpen rögzítenünk kell a programban a vállalt béren kívüli juttatásokat, a vállalt béren kívüli juttatások csomagjait, illetve a fenti sorokban említett vállalt béren kívüli juttatásokhoz kapcsolódó kieső időt.  Ezen beállításokhoz lépjünk be a Törzskarbantartások/Cégfüggő törzsekhez.

A cégfüggő törzsek utolsó három menüpontja szolgál a juttatások, juttatás csomagok, illetve kieső idők rögzítésére.

Kezdjük a vállalt béren kívüli juttatások megadásával, beállításával.

• adjuk meg a juttatás megnevezését
• válasszuk ki a vállalt béren kívüli juttatást a jövedelem jogcím mező lenyitásával
• szükség esetén töltsük ki a szorzó mezőt, amelyet akkor kell kitölteni, ha a bruttó összeget szeretnénk a cafeteria keretből csökkenteni, ilyenkor a bruttósítás érdekében kell a megfelelő értékszorzót megadni
• havi, és éves nyilatkozható minimum illetve maximum összeg (éves = alapértelmezetten a 12*havi) sor kitöltése (nem kötelező)
• megadható, hogy mely hónapban igényelhető, ezeket jelöljük be
• az ablak jobb oldalán megadható, hogy mely beosztásban rögzített dolgozó jogosult erre a juttatásra, vagy mely munkakörben, foglalkozási viszonyban rögzített, stb.

A cégfüggő törzseknél vihetjük fel ezt követően a juttatás csomagot is. Ehhez lépjünk be a Törzskarbantartások/Cégfüggő törzsek/ VBK juttatás csomag opcióhoz. Az „új felvitel” gomb lenyomása után lehetőségünk nyílik a VBK juttatások menüpontban felvitt juttatásokat összeválogatni egy csomagba.

 A vállalt béren kívüli juttatásokra vonatkozóan megadhatjuk azt is, hogy amennyiben egy adott dolgozó a hónapban a kieső idő opciónál jelölt napon keresztül, vagy százalékban a megadott távolléti jogcímen távol van, nem jogosult az érintett hónapban cafeteria igénybevételére.

 Ha a fenti beállításokat elvégeztük, nyissuk le a Dolgozók listája/Névsoros listát. A rögzített munkavállalókat tartalmazó táblázatnál válasszuk a Vállalt béren kívüli juttatások nézetet.

Ebben a nézetben nyissuk meg a dolgozó adatait. Az ablakon az általános működésnek megfelelően fa struktúrában láthatóak a menüpontok az ablak bal oldali részén. Az első sorban a dolgozó jogiszonyára vonatkozó információk láthatóak. A második sorban, azaz a „Nyilatkozatok sorban” lehetőséget biztosít a program a VBK juttatások (vállalt béren kívüli juttatások), VBK juttatás csomag megadására.

Válasszuk az „új” gombot, és adjuk meg, hogy az adott dolgozó, – majd a webcafeteria felületére belépve- milyen juttatások, vagy juttatás csomagok közül választhat. Az ablak jobb felső sarkában a nyilatkozat státuszát állíthatjuk be annak függvényében, hogy éppen milyen stádiumban van.

A webcafeteria felületre az „Előkészítve” státuszú nyilatkozat tölthető fel, így a későbbi szinkronizálásnál is ezt ellenőrzi a program.

Állapotok:

Előkészítés alatt: be van rögzítve a nyilatkozat, de még a fejléce nincs véglegesítve. Nincs megadva a konkrét keretösszeg és a választható csomagok.

Előkészítve: a fejléc adatok rendben, indulhat a tételek összerendelése. Ezt a weben keresztül a dolgozó is megteheti majd.

Nyilatkozás kész: A tételek is rögzítésre kerültek, kész a terv.

Véglegesítve: minden kész, fel lehet adni havonta a bérszámfejtés felé.

Érvénytelenítve: ha év közben meg kell változtatni a nyilatkozat tartalmát, akkor a régit le kell zárni.

A nézet harmadik  menüpontja a „Terv/Felhasználás”

A Terv/Felhasználás ablaknál fentről lefelé haladva látható a Nyilatkozatok pontban rögzített cafeteria nyilatkozat, illetve a státuszára vonatkozó információk. Alatta a keretösszeg, illetve a felhasznált összeg. A „Terv” és „Felhasználás” opció választásával aktuális képet kapunk külön a tervezett, és külön a felhasznált juttatásokról.

Az ablak legalsó részén mindig a választott juttatás, vagy juttatás csomag részletes tulajdonságait mutatja a program.

Amennyiben rögzítettük a dolgozóhoz a vállalt béren kívüli juttatásokat, illetve csomagokat, feltölthetjük a nyilatkozatot a webcafeteria felületére. Ehhez lépjünk be a Nyilatkozatok/Választható béren kívüli juttatások nyilatkozatok/Webcafeteria nyilatkozatok kezelése opcióhoz.

Itt tudjuk feltölteni a webfelületre az „előkészítve” státuszú nyilatkozatokat.  A feltöltéshez kattintsunk az „Előkészített nyilatkozatok feltöltése” opcióra.

Amennyibe a program értesít a feltöltés sikerességéről, a munkavállalók számára kihirdethető a webcafeteria felületének elérhetősége, mert ettől kezdődően a dolgozó össze tudja válogatni azon juttatásokat, amelyeket béren kívüli juttatásként szeretne felhasználni. A munkavállaló e-mail címére a feltöltés első esetében küld a rendszer e-mailt – hogy a módosítások során feleslegesen ne kapjanak értesítést- , de természetesen a WebCafeteria linkje sima , hagyományos formában is elküldhető, akár levélbe bemásolva.

Cikkünk elején említésre került, hogy a webcafeteria használatát a Beállítások/VBK juttatások beállítása opciónál szükséges engedélyezni. A paraméterezés után, a mentés gombra kattintva a program generált egy linket, amelyre rákattintva már a cég webes cafeteria oldalán találhatjuk magunkat.

A munkavállaló erre a webes felületre jelenlegi verzióinkban a saját adóazonosító jelével tud belépni.

Egyelőre nem szükséges azonosító, vagy egyedi jelszó megadása. A jövőben várható a belépés szigorítására vonatkozó fejlesztés.