Vezetői felület

A webes rendszer a feltöltött adatok alapján már az adóazonosító jelből (belépési adatokból) meg tudja állapítani, hogy az adott dolgozó be van-e állítva valamelyik szervezeti egység vezetőjeként, avagy sem. Abban az esetben ha a háttérben azt érzékeli, hogy az illető aki belépett, vezető, számára egy bővített , úgynevezett „vezetői felületet” jelenít meg a webes rendszer.

A fenti képen az üdvözlő felületet áthatjuk. A felületen látható a vezető közvetlen felettese, a jogviszony(ok) megnevezése, illetve a jobb felső sarokban látható a modulválasztó lehetősége. Ez utóbbi a webjelenléttel való párhuzamos használatkor használandó.<\p>

Minimum napi létszámadatok

A funkció csak a vezetők részére elérhető. Az opció választásával egy másik böngészőablakban fog megjelenni a minimum létszám megadására alkalmas felület. Fentről lefelé haladva:

Nyitó és záró hónap: az az időintervallum, amelyre meg szeretnénk adni a napi minimum létszámot.

Részleg: az adott szervezeti egységben összesen minimum mennyien legyenek. A szabadság tervezés során e létszám alá nem mehet a napi létszám. Itt egy nagyobb halmazról van szó, mint a munkakörre történő feltételmegadás.

Munkakör: a napi minimum létszám munkakörre vonatkozóan is megadható, azaz beállítható például az is, hogy „cnc hegesztő munkakörben” legalább 3 -an legyenek az 5-ből.

Széles intervallum: nem kell egyesével, minden napon külön limitálni a létszámot, hanem a nyitó-záró dátum alapján az egész hónap feltöltésre kerül a beírt minimum értékkel. Itt arra is lehetőség van, hogy csak a munkarend szerinti munkanapokra jelöljük ezen adatot.

 

Beosztottak szabadságtervei

A vezetőnek lehetősége van a beosztottak szabadságát tervként bejelölni a közösen használt online táblázatba, természetesen a minimum létszám figyelésével, a munkavállaló által jelölhető szabadság százalékos mértékének figyelésével, és az Mt. 122.§ -nak figyelembevételével.

A „Beosztottak szabadságtervei” menü választásával szintén egy új böngésző ablak fog megjelenni.

 

Felület magyarázata:

Nyitó és záró hónap:az az időintervallum, amelyre meg szeretnénk adni a szabadságtervet, azaz amire tervezni szeretnénk. Egyszerre tehát több hónapra is lehetséges.
Részleg: mely részlegre vonatkozóan szeretnénk vezetőként szabadságokat jelölni. A vezető számára csak az a részleg jelenik meg, melyben vezetőnek lett jelölve.
Munkakör: adott munkakörre lebontva tervezhető a szabadság
Terv lezárva: abban az esetben ha már a szabadság terv a munkavállaló és munkáltató(vagy vezető) által is elfogadottnak minősül, lehetőség van a terv időszak lezárása, melyről a kiválasztott részleg/munkakör dolgozói automatikus e-mail értesítést kapnak.
Köv. lezárás: azaz következő lezárás, pedig megmutatja, hogy mi az a legközelebbi dátum, amelyig le kell zárni a tervidőszakot
Kitöltés határideje: eltérhet, de akár meg is egyezhet a lezárás határidejével. A dátum az automatikus e-mailbe is belekerül, ez egyfajta tájékoztatás, hogy addig mindenki készítse el a tervét szabadságra vonatkozóan. Nem kötelező kitölteni.
Lezáratlan tervek ellenőrzése: ezt a funkciót a minimum létszámadatok,Mt. 122 .§-ra, illetve egyéb – később említésre kerülő- feltételek ellenőrzése érdekében célszerű használni. Az ellenőrzés tehát nem a lezárt, hanem a még nyitott időszakra vonatkozóan futtatható.
Terv lezárása: Abban az esetben ha a terv lezárható, és ki is van töltve a „köv. lezárás” mező, a rendszer lezárja a jelölt időszakot, melyről szintén automatikus üzenetet küld. Ettől kezdődően a lezárt időszakok visszanyitása nélkül az érintett időszakok vezető és beosztotti oldalról sem szerkeszthetőek.
Terv visszanyitása: A lezárt terv csakis akkor módosítható, ha visszanyitjuk. A visszanyitásról szintén automatikus értesítés érkezik.

 

Szabadságok jelölése vezető felületről

A vezető egyaránt jelölheti a beosztottjai, és természetesen a saját részre történő szabadságtervét is. Jelen fejezetben a vezető a beosztottakra vonatkozó szabadságtervéről lesz szó.
A beosztottak szabadságterveinek felülete úgy van tagolva, hogy abból egyértelműen kiderüljön, ki milyen szervezeti egységhez (részleg) tartozik, kinek- mi a munkaköre, illetve mennyi a tárgyévre vonatkozó kiadható,kiadott, és tervezett szabadsága. Ezek függvényében a szabadság egyenlege is megjelenik.

A táblázat első oszlopában láthatóak az előkészítést alatt lévő, a végleges terv (azaz lezárt időszak szerinti szabadság terv alapján kalkulált egyenlegek), illetve a tényadatok. Mik azok a tényadatok? A tényadatok a már leszámfejtett, azaz ténylegesen kivett/kiadott szabadságokat jelölik. A szabadság tervezőnek tehát ezen része lehetővé teszi a terv és tényadatok közötti eltérés alapján való esetleges termelési, szolgáltatási, működési ritmus előkalkulációját.

A tervezett szabadságok létszámra való kihatását napi szinten is nyomon követhetjük, ugyanis a munkakörre,illetve részlegre vonatkozó teljes létszám, szabadságon lévő, beosztva, és minimum létszám adatok dinamikusan változnak a tervezett szabadság arányában.
A vezető által beosztott számára bejelölt szabadság az alábbi jelölést kapja:

A beosztott számára a szabadság tervezőben ezen adat nem módosítható! A vezető ezt úgy tudja jelölni, hogy rákattint arra az „előkészítés alatt” lévő sorban található kiválasztott napra.

Ha ez a terv lezárásra kerül, a végleges sorba automatikusan rögzítve lesz. A tényadatok sorban pedig csakis számfejtést követően kerül be státusz. A fenti képen egy olyan eset látható, amikor a vezető – jelen esetben magának- ugyan bejelölte a tervezett szabadságot, majd ez elfogadásra is került (végeleges terv), viszont ezen a napon mégsem volt szabadságon, hiszen a tényadatok sorban X látható, azaz ledolgozott nap. Ha valóban kivette volna a tervezett szabadságát, a tényadatok sorban a szóban forgó napok FSZ státusszal lettek volna ellátva, azaz a terv és tényadat egyezett volna.

 

Szabadságok engedélyezése:

A szabadságtervező felületén lehetőség van a bejelölt szabadságok engedélyeztetésére is, kiváltva így a szabadságtömböt.
Amennyiben a kiválasztott jogviszonyhoz rendelt szervezeti egységhez a Törzskarbantartások/ Cégfüggő törzsek pontban beállítottuk a szervezeti egység vezetőit, a hozzájuk megadott e-mail címre szabadság kérelem küldhető. A kérelem elküldése előtt először be kel jelölni a tervezett napokat szabadságként a jelenléti ívben, majd a Szabadság kérelem küldése gombra kell kattintani. Ezt a „Szabadságterv kérelem küldése” gombbal tehetjük meg.

Itt a rögzített és engedélyezésre váró napok sorában ki kell választani azoknak a jelölőnégyzetét, melyekről a szabadság kérelmet el kivánjuk küldeni. A Kérelem küldése gomb segítségével kell a bejelölt napokra vonatkozó kérelmet elindítani.
A Frissítés ikon segítségével a Státusz oszlop információi frissíthetőek. Amennyiben a szervezeti egység vezetője a hozzá beérkezett értesítő e-mail alapján engedélyezi a szabadságot, ezen az ablakon is frissülnek a státusz információk. Emellett a dolgozó az engedélyezésről, vagy elutasításról külön e-mail értesítést is kap.

 

Webjelenlét használata esetén
Amennyiben a WebJelenlét modul is aktiválva van, és a napi munkaidőt, jelenlétet ennek segítségével töltik, a webes szabadságtervezőben jelölt és elfogadott szabadságot a WebJelenlét modul felületén is megjelenítjük.

 

Terv lezárása (vezetői felület)

A vezetői felületen lehetőség van az elkészített szabadság tervek lezárására. A lezárás a „Beosztottak szabadságtervei” opción belül végezhető el.

A lezárásról a vezető és a beosztottak is kapnak egy visszaigazolást e-mailes postafiókjukra, melyet a Kulcs-Bérben a személyi adatok/elérhetőség opcióban adtak meg. A szabadság terv lezárásánál – ahogyan a képen is látható- lefut egy ellenőrzés, amelynek eredményeit a vezető megtekintheti. Szükség esetén a korrigálást így elvégezheti. Fontos, hogy ezek jelenleg figyelmeztetések, és meglétük ellenére lezárható az időszak!