Tematikus összefoglaló

Az elektronikus küldés Prémium és Európa verzióval rendelkező ügyfeleink számára elérhető. Standard vagy Kompakt verzióval rendelkező ügyfeleink számára az Elektronikus bérjegyzék és nyomtatványok modulunk megvásárlásával érhető el. 

TARTALOMJEGYZÉK

Általános információk

Beállítások/Elektronikus bérjegyzék és nyomtatványok

Dolgozók adatai – adatrögzítés

Elszámolás

Átvételi lista

A bérprogramból lehetőség van a fizetési jegyzékek és az M30-as és Járulék igazolások elektronikus küldésére. Az elektronikusan kiküldhető dokumentumokat felhasználói igény szerint elektronikus aláírással is elláthatják. Ennek célja szintén az adminisztrációs terhek csökkentése. A fizetési jegyzékek és az M30-as és Járulék igazolások nyomtatására fordított költségek csökkentése illetve a kiosztásukkal járó logisztikai nehézségek kiküszöbölése.

A fizetési jegyzékek, az M30-as és járulékigazolások jelszóval védettek, a dolgozó e-mailben kapja meg az általa meghatározott postafiókjára és vissza is tudja igazolni átvételüket.

Az átvételi lista lekérhető a bérprogramban, így igazolható, hogy a dolgozó átvette a dokumentumokat.

Az elektronikus bérjegyzék valamint az M30 és Járulékigazolás kiküldés használatához meg kell adnunk a beállításokat a Beállítások/Elektronikus bérjegyzék menüpontban.

A Modern hitelesítés választása esetén az e-mail kommunikáció biztonságát növelő többféle mechanizmus igénybe vétele válik lehetővé.

Visszajelzés kérés

Az opció jelölése azt teszi lehetővé, hogy a nyomtatványok kísérő e-mailjében elérhető legyen a link, amelyre kattintva a dolgozó vissza tudja igazolni, hogy átvette a bérjegyzéket.

PDF állomány törlése e-mail sikeres kiküldése után: A pdf-eket a kiküldést követően ki is tudjuk automatikusan törölni, így nem foglal feleslegesen tárhelyet a gépünkön. Ehhez aktiválni kell a PDF állomány törlése sikeres kiküldés esetén opciót.

PDF állomány törlése e-mail sikertelen kiküldése esetén: Abban az esetben is automatikusan tudjuk törölni a pdf állományokat, amennyiben a kiküldés nem sikerült.

Ékezetek nélküli állománynév: A pdf generáláshoz be tudjuk állítani, hogy a pdf állomány neve ékezetek nélkül kerüljön kialakításra.

Elektronikus bérjegyzék PDF állományok ellátása X.509 digitális tanúsítvánnyal

Amennyiben a Bérprogram felhasználója rendelkezik olyan PFX formátumú X.509 tanúsítvánnyal, amely megfelel a jogszabály által előírt teljes bizonyító erejű feltételnek, minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírásra alkalmas, a Bérprogram lehetővé teszi a tanúsítvány elektronikus aláíráshoz történő használatát. A tárolt tanúsítvány elérési útvonalát és jelszavát e menüpontban állíthatjuk be

Átvétel másik cégből:

Amennyiben a programban kezelt egyik cég esetén már megadásra kerültek az elektronikus bérjegyzék és nyomtatványok küldéséhez szükséges beállítások és egy másik cég esetén ugyanezeket az adatokat szeretnénk használni, akkor ezt az Átvétel másik cégből opció segítségével át tudjuk emelni az aktuális cégbe.

Dolgozók adatai – adatrögzítés

• Elérhetőség

A dolgozók adatlapján a Személyi alapadatok/Elérhetőségek menüpontban be kell rögzíteni az elektronikus bérjegyzékek és nyomtatványok kiküldéséhez használt e-mail címet:

Amennyiben kipipáljuk a Rögzített e-mail címmel egyező opciót, akkor a dolgozó E-mail cím mezőben rögzített e-mail címét átemeli az elektronikus bérjegyzék kiküldéséhez használt e-mail címéhez is.

Ezen a felületen egyénileg is tudunk jelszót generálni a dolgozónak és innen ki is tudjuk küldeni ezt.

Ha a későbbiekben a dolgozó jelzi, hogy a megadott jelszóval nem tudja megnyitni a fizetési jegyzékét vagy a nyomtatványokat le tudjuk ellenőrizni, hogy megfelelő jelszóval próbálkozik-e. Ehhez rá kell állnunk a jelszó mellett található  ikonra. Ekkor a jelszó pár másodpercre láthatóvá válik.

A dolgozó részére azonban új jelszót is generálhatunk és ezt is kiküldhetjük részére.

A dolgozói adatlap Személyi alapadatok/Személyi adatok felületén ki tudjuk választani, hogy a dolgozó esetén milyen nyelven szeretnénk a fizetési jegyzéket előállítani, illetve az elektronikus bérjegyzék kísérő e-mailjét, milyen nyelven szeretnénk küldeni:

Magyar, angol, német és ukrán nyelvet választhatunk. A program alapértelmezetten a magyar nyelvet kínálja fel.

Elszámolás

• Fizetési jegyzék

Az Elszámolás/Fizetési jegyzék menüpontban akár a hóközi, akár a hóvégi, akár a kilépő fizetési jegyzék esetén is lehetőségünk van elektronikusan kiküldeni a bizonylatot.

Ehhez az általános szűrőablakon ki kell választanunk azokat a dolgozókat, akiknek szeretnénk elküldeni a fizetési jegyzéket.

A szűrőablakon lehetőségünk van leszűrni azokat a dolgozókat, akikhez rögzítésre került e-mail cím az elektronikus bérjegyzék kiküldése érdekében.

Az OK gomb megnyomását követően a kiválasztott dolgozók fizetési jegyzéke megjelenik a nyomtatási képen:

A kiküldéshez az Export menüponton belül a PDF export és e-mail küldés lehetőséget kell választani.

A program ekkor egyesével legenerálja a fizetési jegyzékek pdf állományát, majd elküldi az e-maileket a berögzített e-mail címekre:

Az ide feliratra kattintva a dolgozók el tudják küldeni az átvételről szóló visszaigazolást.

Az Elszámolás/Aláíró jegyzék menüpontban lekérhető az elektronikus fizetési jegyzékek átvételi listája:

A lista nyomtatható. Az elektronikus fizetési jegyzék átvételét hivatalosan igazoló dokumentumként kezelhető.