Tematikus összefoglaló
Az elektronikus küldés Prémium és Európa verzióval rendelkező ügyfeleink számára elérhető. Standard vagy Kompakt verzióval rendelkező ügyfeleink számára az Elektronikus bérjegyzék és nyomtatványok modulunk megvásárlásával érhető el.
TARTALOMJEGYZÉK
Beállítások/Elektronikus bérjegyzék és nyomtatványok
Dolgozók adatai – adatrögzítés
Általános információk
A bérprogramból lehetőség van a fizetési jegyzékek és az M30-as és Járulék igazolások elektronikus küldésére. Az elektronikusan kiküldhető dokumentumokat felhasználói igény szerint elektronikus aláírással is elláthatják. Ennek célja szintén az adminisztrációs terhek csökkentése. A fizetési jegyzékek és az M30-as és Járulék igazolások nyomtatására fordított költségek csökkentése illetve a kiosztásukkal járó logisztikai nehézségek kiküszöbölése.
A fizetési jegyzékek, az M30-as és járulékigazolások jelszóval védettek, a dolgozó e-mailben kapja meg az általa meghatározott postafiókjára és vissza is tudja igazolni átvételüket.
Az átvételi lista lekérhető a bérprogramban, így igazolható, hogy a dolgozó átvette a dokumentumokat.
Beállítások/Elektronikus bérjegyzék és nyomtatványok
Az elektronikus bérjegyzék valamint az M30 és Járulékigazolás kiküldés használatához meg kell adnunk a beállításokat a Beállítások/Elektronikus bérjegyzék menüpontban.
Feladó
Itt azt a nevet és e-mail címet kell megadnunk, amit a bérjegyzékek és az igazolások kiküldésekor a dolgozók látnak majd
SMTP kiszolgáló
Ebben a menüpontban a levelező rendszer smtp címét kell megadni, a portot, amelyen keresztül kommunikál, illetve az időtúllépés idejét. A programban nem feltétlenül szükséges céges levelezőszervert használni.
SMTP kiszolgáló hitelesítést igényel
A jelölőnégyzet pipálása esetén meg kell adni a kiküldéshez használt postafiók azonosítóját és jelszavát.
Kapcsolat titkosítása
Az opcióban a kiküldéskor használt titkosítási módok beállítása válik lehetővé. A titkosítás fajtájának beállítására az alábbiak közül lehet választani:
- Titkosítás nélkül
- Imlicit SSL
- Explicit SSL (TLS/STARTTLS)
- Modern hitelesítés
A Modern hitelesítés választása esetén az e-mail kommunikáció biztonságát növelő többféle mechanizmus igénybe vétele válik lehetővé.
Visszajelzés kérés
Az opció jelölése azt teszi lehetővé, hogy a nyomtatványok kísérő e-mailjében elérhető legyen a link, amelyre kattintva a dolgozó vissza tudja igazolni, hogy átvette a bérjegyzéket.
Két levél kiküldése közötti várakozási idő másodpercben
Az opcióban, amennyiben a levelezési rendszerben ez nincs szabályozva, megadhatjuk nagy számú fizetési jegyzékeke kiküldése esetében, hogy két levél küldése között mennyi várakozási idő teljen el.
Webes átvételi lista használata
Amennyiben aktiváljuk az opciót, elérhetővé válik a dolgozók általi visszaigazolások listázása az elektronikusan kiküldött Fizetési jegyzékek és/vagy M30/Járulékigazolások esetében.
E-mail szinkronizáció
Ezzel a funkcióval át tudjuk venni a dolgozókhoz rögzített e-mail címeket az elektronikus bérjegyzék és nyomtatványokhoz használt e-mail címekhez.
Dolgozói jelszavak
Az elektronikus bérjegyzékeket és nyomtatványokat jelszóval tudjuk ellátni, így tudjuk a személyiségi jogok védelmét biztosítani. A kiküldött bérjegyzéket és nyomtatványokat csak jelszó megadásával lehet megtekinteni. Ebben a pontban csoportosan le tudjuk generálni a dolgozóknak a jelszavakat és csoportosan ki is tudjuk küldeni.
PDF állományok
Az elektronikus bérjegyzék kiküldésekor a program pdf állományokat hoz létre dolgozónként és ezt küldi ki e-mail mellékletként. Ehhez meg kell adnunk, hogy az elkészült pdf file-okat a program hová mentse le.
PDF állomány törlése e-mail sikeres kiküldése után: A pdf-eket a kiküldést követően ki is tudjuk automatikusan törölni, így nem foglal feleslegesen tárhelyet a gépünkön. Ehhez aktiválni kell a PDF állomány törlése sikeres kiküldés esetén opciót.
PDF állomány törlése e-mail sikertelen kiküldése esetén: Abban az esetben is automatikusan tudjuk törölni a pdf állományokat, amennyiben a kiküldés nem sikerült.
Ékezetek nélküli állománynév: A pdf generáláshoz be tudjuk állítani, hogy a pdf állomány neve ékezetek nélkül kerüljön kialakításra.
Elektronikus bérjegyzék PDF állományok ellátása X.509 digitális tanúsítvánnyal
Amennyiben a Bérprogram felhasználója rendelkezik olyan PFX formátumú X.509 tanúsítvánnyal, amely megfelel a jogszabály által előírt teljes bizonyító erejű feltételnek, minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírásra alkalmas, a Bérprogram lehetővé teszi a tanúsítvány elektronikus aláíráshoz történő használatát. A tárolt tanúsítvány elérési útvonalát és jelszavát e menüpontban állíthatjuk be
Átvétel másik cégből:
Amennyiben a programban kezelt egyik cég esetén már megadásra kerültek az elektronikus bérjegyzék és nyomtatványok küldéséhez szükséges beállítások és egy másik cég esetén ugyanezeket az adatokat szeretnénk használni, akkor ezt az Átvétel másik cégből opció segítségével át tudjuk emelni az aktuális cégbe.
Dolgozók adatai – adatrögzítés
- Elérhetőség
A dolgozók adatlapján a Személyi alapadatok/Elérhetőségek menüpontban be kell rögzíteni az elektronikus bérjegyzékek és nyomtatványok kiküldéséhez használt e-mail címet:
Amennyiben kipipáljuk a Rögzített e-mail címmel egyező opciót, akkor a dolgozó E-mail cím mezőben rögzített e-mail címét átemeli az elektronikus bérjegyzék kiküldéséhez használt e-mail címéhez is.
Ezen a felületen egyénileg is tudunk jelszót generálni a dolgozónak és innen ki is tudjuk küldeni ezt.
Ha a későbbiekben a dolgozó jelzi, hogy a megadott jelszóval nem tudja megnyitni a fizetési jegyzékét vagy a nyomtatványokat le tudjuk ellenőrizni, hogy megfelelő jelszóval próbálkozik-e. Ehhez rá kell állnunk a jelszó mellett található ikonra. Ekkor a jelszó pár másodpercre láthatóvá válik.
A dolgozó részére azonban új jelszót is generálhatunk és ezt is kiküldhetjük részére.
- Személyi alapadatok
A dolgozói adatlap Személyi alapadatok/Személyi adatok felületén ki tudjuk választani, hogy a dolgozó esetén milyen nyelven szeretnénk a fizetési jegyzéket előállítani, illetve az elektronikus bérjegyzék kísérő e-mailjét, milyen nyelven szeretnénk küldeni:
Magyar, angol, német és ukrán nyelvet választhatunk. A program alapértelmezetten a magyar nyelvet kínálja fel.
Elszámolás
- Fizetési jegyzék
Az Elszámolás/Fizetési jegyzék menüpontban akár a hóközi, akár a hóvégi, akár a kilépő fizetési jegyzék esetén is lehetőségünk van elektronikusan kiküldeni a bizonylatot.
Ehhez az általános szűrőablakon ki kell választanunk azokat a dolgozókat, akiknek szeretnénk elküldeni a fizetési jegyzéket.
A szűrőablakon lehetőségünk van leszűrni azokat a dolgozókat, akikhez rögzítésre került e-mail cím az elektronikus bérjegyzék kiküldése érdekében.
Az OK gomb megnyomását követően a kiválasztott dolgozók fizetési jegyzéke megjelenik a nyomtatási képen:
A kiküldéshez az Export menüponton belül a PDF export és e-mail küldés lehetőséget kell választani.
A program ekkor egyesével legenerálja a fizetési jegyzékek pdf állományát, majd elküldi az e-maileket a berögzített e-mail címekre:
Az ide feliratra kattintva a dolgozók el tudják küldeni az átvételről szóló visszaigazolást.
Átvételi lista
Az Elszámolás/Aláíró jegyzék menüpontban lekérhető az elektronikus fizetési jegyzékek átvételi listája:
A lista nyomtatható. Az elektronikus fizetési jegyzék átvételét hivatalosan igazoló dokumentumként kezelhető.
Hasznosnak találta a cikket?
Nagyszerű!
Köszönjük visszajelzését
Sajnáljuk, hogy nem tudtunk segíteni
Köszönjük visszajelzését
Visszajelzés elküldve
Köszönjük közreműködését és megpróbljuk a cikket kijavítani