Az adatátadó rendszer használata

A Kulcs-Bér program telepítésével gépünkre kerülő Adatátadó rendszer segítségével lehetőség van közvetlenül a Kulcs- Bér és a Kulcs-Könyvelés programok között egy helyi gépen, illetve két különálló gépen utólagosan – fáljból – elvégezni a feladást.
Fontos! Csak a legfrissebb programverziók esetén biztosított az adatátadás zavartalan működése.

A KARBANTARTÁS/FŐKÖNYVI FELADÁS/ADATÁTADÁS KULCS-FŐKÖNYV FELÉ (ADATÁTADÓ RENDSZER FUTTATÁSA) menüpontból indítható, vagy a Start menü keresőjébe kezdjük el begépelniazt, hog "Adatátadó rendszer", és így is indítható az adatátadó varázsló.

A kezdő képernyőn található listából válasszuk ki, a megfelelő évi Kulcs-Bér felad Kulcs- Könyvelésnek feladatot, majd nyomjuk meg a Tovább gombot. Hatására megjelenik a forrás adatok kitöltése képernyő.

Forrás adatok kitöltése

Itt választhatjuk ki, azt a céget, vagy azt a fájlt, amelyből az adatokat fel kívánjuk adni a cél programba.

A cégnév felett láthatjuk, hogy mely programból történő feladást választottuk. A legördülő menü segítségével válasszuk ki azt a céget, majd annak évét, amelyből az adatokat fel kívánjuk adni a célprogramba.

Amennyiben nincs az eszközön a forrás adatokat tartalmazó program, jelöljük be a „Fájlból szeretném a feladást elvégezni” opciót.

A „tallózó” gomb segítségével válasszuk ki azt az útvonalat, ahol a forrás programban elkészített feladás fájl található. 

A program figyelmeztet, ha a kiválasztott fájlból már történt feladás.

Abban az esetben, ha a kiválasztott fájl hibás, vagy véletlenül olyan fájlt jelöltünk ki feladásra, amelyet nem a forrás programba készítettünk el, egy figyelmeztető üzenet jelenik meg. Ezen az üzeneten OK-t nyomva ellenőrizhetjük melyik fájlt jelöltük ki és másikat választhatunk szükség esetén, vagy a gombbal megszakíthatjuk a folyamatot.

Több felhasználó esetén, vagy ha a Rendszergazda jelszavát megváltoztattuk, akkor a gomb megnyomása után megjelenő képernyőn a Felhasználónév és Jelszó mezőbe írjuk be az Adatátadó rendszer használatához jogosultsággal rendelkező felhasználó nevét és jelszavát.

Cél adatok kitöltése

A Forrás adatok kitöltése után a Cél adatok kitöltése képernyőre lépünk. Ez kezelésben megegyezik a Forrás adatok kitöltése képernyővel.

A cégnév felett láthatjuk, hogy mely programba történik a feladás. A legördülő menü segítségével válasszuk ki a azt a céget, majd annak évét, amelybe az adatokat fel kívánjuk adni.

Fájlba történő feladás esetén (két program nem azonos eszközön van) jelöljük be a „Fájlba szeretném feladni az adatokat” opciót.

A „tallózó” gomb segítségével válasszuk ki azt az útvonalat, ahová a fájl el szeretnénk menteni. Fájlba történő feladásnál a Megjegyzés rovatba az elkészítendő feladásfájlhoz adhatunk meg maximum 255 karakter hosszúságban információt, ami a cél programban fogja segíteni a fájl azonosítását.
Amennyiben a forrás és cél cég neve nem egyezik meg, erről egy figyelmeztető üzenetet kapunk.

Több felhasználó esetén, vagy ha a Rendszergazda jelszavát megváltoztattuk, akkor a gomb megnyomása után megjelenő képernyőn a Felhasználónév és Jelszó mezőbe írjuk be az Adatátadó rendszer használatához jogosultsággal rendelkező felhasználó nevét és jelszavát.

Szűrőfeltételek

Bér programból történő feladás esetén, az Időszak mezőben, a feladni kívánt időszakot kell kiválasztani.

A Feladás dátuma mezőben azt az időpontot kell megadnunk, mellyel a Kulcs- Könyvelésben -a feladás során keletkező könyvelendő tételeket -könyvelni kívánjuk.

A Göngyölve jelölőnégyzet kiválasztása esetén, a különböző szabályok által létrejött, de teljesen azonos beállítású (főkönyvi szám, részleg és munkaszám, stb.) könyvelési tételeket göngyölten (egy tételben) adja át a rendszer a könyvelő program felé.

Adatok feldolgozása és összegző információk

A szűrőfeltételek megadása után a következő képernyőn a kiválasztott adatok gyűjtése történik. Ha a megadott szűrőfeltételeknek egy bizonylat sem felelt meg, akkor arra figyelmeztet a program.

Összegzés

A kiválasztott adatok gyűjtése után a befejező képernyőre jutunk. Itt értesülhetünk róla, hogy a varázsló lépései sikeresek voltak, valamint összesíto információkat láthatunk a feladott adatokról.

Láthatjuk a forrás program adatait, a cél program adatait, valamint a feladás dátumát, cég, év megnevezését, feladott tételek számát.
Nyomjuk meg az Indítás gombot a feladásba bekerült tételek megtekintéséhez és a feladás elvégzéséhez.

Amennyiben a Csak tételek listájába (feladás nélkül) jelölőnégyzetet kiválasztjuk, a feladási fájl, illetve az adatátadás (beállítástól függően) nem készül el.

Az alábbi panel nyílik meg a fálba történő feladás és a közvetlenül a Kulcs-Könyvelésbe történő felaád után is. 

A különbség annyi a két eset között, hogy a fájlba történő feladás után a felső ikon sorból csak a Nyomtatás és a Kerés funkció aktív.

A Nyomtatás menüpont segítégével lehet elindítani a nyomtatás varázslót, mely segítségével ki lehet nyomtatni a feladott tételeket:

Amennyiben a könyvelő programba adjuk át az adatokat (nem fájlba), a Tételek megtekintése ablakon az átadás elvégzéséhez szükséges további előkészítő, ellenőrző lépéseket tehetünk meg.

Tételek ellenőrzése

A pipa jelet formázó ikonnal még a feladás előtt leellenőrizhetjük tételeinket. (A Feladás is leellenőrzi a tételeket, ezért ez a lépés akár ki is hagyható! Hasznos lehet azonban, hogy első lépésként leellenőrizzük, korrigáljuk tételeinket, majd utána indítjuk el a feladást, tudva, hogy ott már semmi adategyeztetésre nem lesz szükség.)

Lehetőség van az adatok korrigálására, ha az Adatátadó rendszer hiányosan kitöltött tételt talál. Ez a korrigálás az „Adategyeztetés” nevű képernyőn történik.
Ez a képernyő csak akkor jelenik meg, ha valami nem azonosítható be egyértelműen a program számára.

A Problémás adat mezőben található értéket kell A Helyettesítő adat mezőben korrigálni.

Tipp: hasznos tippek a figyelmeztető üzenetek elkerülése érdekében. Például hiányzó főkönyvi számnál a program felhívja a figyelmet arra, hogy használja a számlatükör importot a további figyelmeztetések elkerülése végett.

Frissít: a hiányzó adatokat a feladás futása közben is felvihetjük a cél programba, majd a frissít gomb megnyomásával az Adategyeztető képernyőn is megjelenik a felvitt adat.

A „Továbbiakban erre cserélje le az összes ugyanilyen problémás tételt” opció bejelölésével egy adott tételnél javított név / főkönyvi szám / részleg- munkaszám stb. a többi hasonló hiányosságú tételnél is javításra kerül.

Az OK gombbal a tétel korrigálása után tovább folytathatjuk az ellenőrzést / feladást

A Kihagy gombbal kihagyhatjuk az adott tételt a feladásból (sárga színt kap).

Tételek feladása

Ezzel az ikonnal indítható el maga a feladás. 

A Feladás először leellenőrzi az adott tételt és utána adja fel a könyvelő programnak. A feladott tételek zöld színnel jelennek meg.
A feladás befejezéséről visszaigazoló üzenetet küld a program.

Bármely tételt egyenként is ellenőrizhetünk, feladhatunk. Ehhez a tételen állva nyomjuk meg az egér jobb gombját, majd válasszuk a Tétel ellenőrzése és/vagy a Tétel feladása lehetőséget.