Home office jelenlét kezelésének biztosítása

Kulcs-Bér Standard, Kompakt, Prémium, Európa verzióban elérhető funkció

A Kulcs-Bér és a WebJelenlét rendszer funkcionalitása bővült a home office-ban ledolgozott idő rögzítésének, engedélyeztetésének és elszámolásának lehetőségével.

A home office alkalmazása a felhasználó által megadott jogviszonyokra lehetséges. Azoknál a munkaviszonyoknál, ahol ez a lehetőség beállításra kerül, a jelenlét adatokban ledolgozott napok mellett lehetséges home office-ban ledolgozott napok jelölése is, a Kulcs-Bér illetve a WebJelenlét rendszerben is. A WebJelenlét rendszerben a munkavállalónak a szabadság kérelemhez hasonlóan a home office-ra is engedélyt kell kérnie, melyet a szervezeti egység vezetője bírál el.

A jelenléti ívek engedélyezése és a Webjelenlét rendszerből történő letöltés után, a home office napok külön jelölve, ledolgozott napként kerülnek be a Kulcs-Bér programban a Jelenlét adatokba.

A fejlesztés eredményeként lehetőség van arra, hogy a home office-ra jelölt napokat/órákat bizonyos egyéb jövedelem jogcímek (pl. Munkábajárás saját gépjárművel) esetében a program nem veszi figyelembe ledolgozott napként.

Beállítások

A jogviszonyhoz a sorszámos jogviszony soron jelölni kell a home office alkalmazhatóságát:

Jelölés esetén lesz lehetőség home office nap típust kiválasztani a munkavállalónak a WebJelenlétben. Ahhoz, hogy a WebJelenlétben a munkavállaló ténylegesen jelölni tudja a Home office nap típust, szinkronizálni kell az adatokat a két rendszer között az Elszámolás/Jelenlét adatok kezelése/Adatok feltöltése WebJelenlét rendszerbe menüpont segítségével az adott munkavállalóra.

Szintén ez a jelölés szükséges ahhoz, hogy a Kulcs-Bér programban home office típusú jelenlét adatot lehessen rögzíteni.

A Home office alkalmazás jelölő négyzet új jogviszony létrehozásakor jelölésre kerülő alapértelmezett értékét a Beállítások/Dolgozó/Jogviszonyos adatok menü alatt lehet bejelölni:

A Csoportos módosítás gombra kattintva egy szűrőablak jelenik meg, amelyben jelölni tudjuk azokat a már meglévő jogviszonyokat, amelyekhez jelölni kívánjuk a home office alkalmazhatóságot. A kattintás után megjelenő szűrőablak segítségével tudjuk meghatározni a jogviszonyoknak azt a csoportját, amelyre megtörténik a jelölés:

Az OK gombra kattintva megjelenő ablakon a kiválasztott jogviszonyokhoz bejelölhetjük a kívánt alapértelmezett értéket:

A jelölés elvégzése után az OK gombra kell kattintani. A program az alábbi üzenettel igazolja vissza sikeres csoportos módosítást:

Home office-ban történő munkavégzés engedélyezése

A kérelem elküldése

Home office-ban történő munkavégzésre azok a munkavállakók kérhetnek engedélyt, akiknek a jogviszonyához jelölésre került a Home office alkalmazása jelölő négyzet.

Az engedélyezés folyamata a szabadság engedélyezés folyamatához hasonlóan valósul meg.

Az első lépés a Home office nap típus beállítása az adott napra:

A beállítás után az Home office kérelem küldése gombra kell kattintani:

A kattintás után a szabadság kérelem küldéshez hasonló táblázat jelenik meg, ahol be kell jelölni a kívánt napokat, és a Kérelem küldése gombra kattintani:

A program az alábbi üzenettel igazolja vissza az elküldés sikerességét:

A kérelemről – a szabadság engedélyezéshez hasonlóan – a szervezeti egység vezetője értesítést kap e-mail-ben.

A kérelem elbírálása

A szervezeti egység vezetőjének – a szabadság kérelem engedélyezéséhez hasonlóan – kétféle lehetősége van az engedély megadására, illetve az elutasításra.

1. A kapott e-mail ben a megfelelő feliratra kattintva:

2. A Munkatársak szabadság listájában a függőben lévő Home office kérelemre kattintva:

A kattintás után megjelenő kis ablakban a megfelelő feliratra kell kattintani:

Az engedélyezésről illetve az elutasításról a munkavállaló – a szabadság engedélyezéshez hasonlóan – értesítést kap e-mail-ben, és az elbírálás eredményétől függően módosul a munkavállaló felületén az adott nap státusza:

Adatok letöltése és importálása a WebJelenlét rendszerből

A letöltés ugyanúgy a Jelenlét adatok letöltése és importálása a WebJelenlét rendszerből menüpont segítségével történik, mint a ledolgozott napok és a távollétek esetében.

Jelenlét adatok karbantartása

Ahhoz, hogy adott jogviszonyhoz a Kulcs-Bér programban home office típusú jelenlét adatot lehessen rögzíteni, a jogviszonyhoz a sorszámos jogviszony soron be kell jelölni a Home office alkalmazás jelölő négyzetet.

A Home office úgy állítható be az adott naphoz, hogy a Ledolgozott nap soron duplán rákattintunk az adott napra:

A kattintás után két új sor nyílik meg, amelyekben lehet jelölni a ledolgozott napokat és a home office-ban ledolgozott napokat:

A Mentés gombra kattintva eltűnik a két karbantartható sor:

Fizetési jegyzék

A home office-ban történt munkavégzés a fizetési jegyzéken a Ledolgozott napok sorra gyűjtve, illetve külön soron is megjelenik:

A megjelenítés akkor történik csak meg, ha a Beállítások/Számfejtés/Nyomtatványok beállításai alatt a Home office időadat megjelenítése jelölő négyzet be van pipálva:

Egyéb jövedelem elszámolása home office-ban ledolgozott napokra

Amennyiben a cég a home office-ra jelölt napokat/órákat bizonyos egyéb jövedelem jogcímek (pl. Munkábajárás saját gépjárművel) esetében nem kívánja ledolgozott napként figyelembe venni, akkor az alábbi a számítási módok egyikével rendelkező jövedelem jogcímet kell rögzíteni az Jövedelmek, juttatások/egyéb jövedelmek táblázatban az adott hónapra:

• Megadott jelenlétadatnál nem fizetett, havi – Az összeg oszlopban megadott havi összeget arányosítja a hónapban ledolgozható napok számával, melyből levonja a jövedelem jogcímre nem jogosító napok számát.
• Megadott jelenlétadatnál nem fizetett, napi – Az összeg oszlopban megadott napi összeget felszorozza azon napok számával, amelyek nem szerepelnek a jövedelem jogcímre nem jogosító napok között.
• Megadott jelenlétadatnál nem fizetett, órára járó – Az összeg oszlopban megadott egy órára járó összeget felszorozza azon napokhoz tartozó órák számával, amely napok nem szerepelnek a jövedelem jogcímre nem jogosító napok között.

Az e célra használt jogcímekhez a Törzskarbantartások alatt be kell állítani a jövedelem jogcímre nem jogosító jelenlét jogcímeket: