Kilépő nyomtatványok exportálása dolgozónként egy fájlban

Kulcs-Bér Kompakt, Prémium, Európa verzióban elérhető funkció

A Nyomtatványok/Bérügyi/Kilépés nyomtatványai almenü egy új, „Összes kilépő nyomtatvány exportálása PDF-be” alponttal bővült, melynek köszönhetően Felhasználóink a szűrőablakban megadott feltételeknek megfelelő dolgozói jogviszony nyomtatványait dolgozónként egy-egy pdf fájlba tudják elmenteni, illetve, a felhasználó döntése szerint, kerülhet minden dolgozó nyomtatványa egy pdf fájlba, dolgozónként csoportosítva. Ha a felhasználó kéri, a pdf fájlok mentés után automatikusan megnyílnak. Az elmentett fájlt vagy fájlokat a felhasználó által megadott paraméterek szerint egy e-mail mellékleteként lehet elküldeni.

Beállítások

Az SMTP kiszolgáló paramétereit – ahogy egyéb nyomtatványok küldése esetében is – a Beállítások\Számfejtés\Nyomtatványok menüpontban kell beállítani:

A képen látható adatok csak példaként értelmezendők!

Fájl készítés indítása  

A Nyomtatványok/Bérügyi/Kilépés nyomtatványai/Összes kilépő nyomtatvány exportálása PDF-be pontra kattintva A Felhasználó kiválaszthatja a könyvtárat, ahová az export fájlt menteni szeretné:

A program megjegyzi a Felhasználó által megadott fájl mentési útvonalat.

A könyvtár kiválasztását követően a Mappaválasztás gombra kattintva a program a szűrő és beállító ablakra navigál, amelyen – az Összes kilépő nyomtatvány nyomtatása szűrő és beállító ablakról már ismert beállítási feltételeken felül – igény szerint meghatározható, hogy a pdf fájl több dolgozóra indított gyűjtés esetén dolgozónként egy, vagy együttesen egy fájlba kerüljön gyűjtésre.

Ugyancsak e szűrő és beállító ablakon beállítható, ha a gyűjtést követően automatikusan meg szeretnénk nyitni a felgyűjtött pdf fájl(oka)t, és/vagy e-mailben el kívánjuk küldeni az(oka)t. A kilépő iratok közül kötelezően gyűjtendő az Adó adatlap, az egyéb kilépő irat jelölési állapota igény szerint szabadon állítható. Az exportálásra kiválasztott iratok a gyűjtés során megjelenítésre kerülnek, ezzel kapcsolatosan a léptetési időintervallum szabadon változtatható (a léptetési idő minimum 1 mp). A program megjegyzi az utolsó beállításokat.

Fájl küldése e-mailben

Amennyiben a szűrő és beállító ablakon bejelölésre került a PDF fájl(ok) küldése e-mailben jelölőnégyzet, úgy a gyűjtést követően megjelenik az E-mail küldése ablak. Ebben a menüpontban tudja megadni a felhasználó az e-mail paramétereit. Itt rögzíti a Felhasználó a Címzett és a Feladó adatait. A Tárgy és az Üzenet szövege rész alapértelmezetten kitöltött, de e rögzítőmezők tartalma szabadon szerkeszthető.

A Melléklet részben megjelenített – felgyűjtött – fájlok a Megnyit gombbal megtekintésre megnyithatók, az Eltávolít gombbal a küldendő fájlok köre szűkíthető, a Tallózás… gombbal a mellékletek köre bővíthető szabadon kiválasztott pdf fájlokkal, az Ellenőriz gombra kattintva pedig ellenőrizhető, hogy valamennyi, a melléklet részben megjelenített fájl rendelkezésre áll a küldésre a melléklet részben megjelenített elérési útvonalon, vagy utóbb törlésre került onnan.

Ha nem küldjük el azonnal a nyomtatványt, akkor egy listában gyűjti az ilyeneket a program. A Küldés később gombra kattintva kerülnek be a listába.

  Ki kell jelölni a küldendő dokumentumokat, és a Csatol gombra kattintani. A Karbantartás/Exportált nyomtatványok küldése e-mailen menüből is el lehet küldeni a listában összegyűjtött nyomtatványokat.