Elektronikus bérjegyzék és nyomtatványok modul

Elektronikus bérjegyzék és nyomtatvány modul

Tematikus összefoglaló

A Kulcs-Bér Prémium program Beállítások/Elektronikus bérjegyzék és nyomtatványok beállításai menüpont az elektronikus bérjegyzékek és nyomtatványok kezelésének és kiküldésének beállításait teszik lehetővé. 

A bérprogramból lehetőség van a fizetési jegyzékek és az M30-as és Járulék igazolások elektronikus küldésére. Az elektronikusan kiküldhető dokumentumokat felhasználói igény szerint elektronikus aláírással is elláthatják. Ennek célja szintén az adminisztrációs terhek csökkentése. A fizetési jegyzékek és az M30-as és Járulék igazolások nyomtatására fordított költségek csökkentése illetve a kiosztásukkal járó logisztikai nehézségek kiküszöbölése.

A fizetési jegyzékek, az M30-as és járulékigazolások jelszóval védettek, a dolgozó e-mailben kapja meg az általa meghatározott postafiókjára és vissza is tudja igazolni átvételüket.

Az átvételi lista lekérhető a bérprogramban, így igazolható, hogy a dolgozó átvette a dokumentumokat.

Az elektronikus bérjegyzék valamint az M30 és Járulékigazolás kiküldés használatához meg kell adnunk a beállításokat a Beállítások/Elektronikus bérjegyzék menüpontban.

Itt azt a nevet és e-mail címet kell megadnunk, amit a bérjegyzékek és az igazolások

kiküldésekor a dolgozók látnak majd.

Ebben a menüpontban a levelező rendszer smtp címét kell megadni, a portot, amelyen keresztül kommunikál, illetve az időtúllépés idejét. A programban nem feltétlenül szükséges céges levelezőszervert használni.

A jelölőnégyzet pipálása esetén meg kell adni a kiküldéshez használt postafiók azonosítóját és jelszavát.

Az opcióban a kiküldéskor használt titkosítási módok beállítása válik lehetővé. A titkosítás fajtájának beállítására az alábbiak közül lehet választani: 

• Titkostás nélkül
• Implicit SSL
• Explicit SSL (TLS/STARTTLS
• Modern hitelesítés.

A Modern hitelesítési módot a Microsoft ajánlása indokolta, amely szerint célszerű kiváltani az Office365 Exchange Online levelező „basic authentication” hitelesítését. Az opció választásakor aktívvá válik a „Modern hitelesítés beállítása” felület, melyre kattintva állíthatjuk be a modern hitelesítést. Ezen beállításokhoz Kulcs-Bér Program Rendszergazdai jogosultság szükséges.

Itt kell megadnunk aez elektronikus bérjegyzék kiküldéséhez használt levelezőszerver adatait.

Az opció azt teszi lehetővé, hogy a bérjegyzék kísérő e-mailjében elérhető legyen a link, amelyre kattintva a dolgozó vissza tudja igazolni, hogy átvette a bérjegyzéket.

Az opcióban, amennyiben a levelezési rendszerben ez nincs szabályozva, megadhatjuk nagy számú fizetési jegyzékeke kiküldése esetében, hogy két levél küldése között mennyi várakozási idő teljen el.

Amennyiben aktiváljuk az opciót, elérhetővé válik a dolgozók általi visszaigazolások listázása az elektronikusan kiküldött Fizetési jegyzékek és/vagy M30/Járulékigazolások esetében.

Ezzel a funkcióval át tudjuk venni a dolgozókhoz rögzített e-mail címeket az elektronikus bérjegyzék és nyomtatványokhoz használt e-mail címekhez.

Az elektronikus bérjegyzékeket és nyomtatványokat jelszóval tudjuk ellátni, így tudjuk a személyiségi jogok védelmét biztosítani. A kiküldött bérjegyzéket és nyomtatványokat csak jelszó megadásával lehet megtekinteni. Ebben a pontban csoportosan le tudjuk generálni a dolgozóknak a jelszavakat és csoportosan ki is tudjuk küldeni.

Az elektronikus bérjegyzék kiküldésekor a program pdf állományokat hoz létre dolgozónként és ezt küldi ki e-mail mellékletként. Ehhez meg kell adnunk, hogy az elkészült pdf file-okat a program hová mentse le.

1. PDF állomány törlése e-mail sikeres kiküldése után: A pdf-eket a kiküldést követően ki is tudjuk automatikusan törölni, így nem foglal feleslegesen tárhelyet a gépünkön. Ehhez aktiválni kell a PDF állomány törlése sikeres kiküldés esetén opciót.
2. PDF állomány törlése e-mail sikertelen kiküldése esetén: Abban az esetben is automatikusan tudjuk törölni a pdf állományokat, amennyiben a kiküldés nem sikerült.
3. Ékezetek nélküli állománynév: A pdf generáláshoz be tudjuk állítani, hogy a pdf állomány neve ékezetek nélkül kerüljön kialakításra.

Amennyiben a Bérprogram felhasználója rendelkezik olyan PFX formátumú X.509 tanúsítvánnyal, amely megfelel a jogszabály által előírt teljes bizonyító erejű feltételnek, minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírásra alkalmas, a Bérprogram lehetővé teszi a tanúsítvány elektronikus aláíráshoz történő használatát. A tárolt tanúsítvány elérési útvonalát és jelszavát e menüpontban állíthatjuk be

Amennyiben a programban kezelt egyik cég esetén már megadásra kerültek az elektronikus bérjegyzék és nyomtatványok küldéséhez szükséges beállítások és egy másik cég esetén ugyanezeket az adatokat szeretnénk használni, akkor ezt az Átvétel másik cégből opció segítségével át tudjuk emelni az aktuális cégbe.

• Dolgozók adatai – adatrögzítés

• Elérhetőség

A dolgozók adatlapján a Személyi alapadatok/Elérhetőségek menüpontban be kell rögzíteni az elektronikus bérjegyzékek és nyomtatványok kiküldéséhez használt e-mail címet:

Amennyiben kipipáljuk a Rögzített e-mail címmel egyező opciót, akkor a dolgozó E-mail cím mezőben rögzített e-mail címét átemeli az elektronikus bérjegyzék kiküldéséhez használt e-mail címéhez is.

Ezen a felületen egyénileg is tudunk jelszót generálni a dolgozónak és innen ki is tudjuk küldeni ezt.

Ha a későbbiekben a dolgozó jelzi, hogy a megadott jelszóval nem tudja megnyitni a fizetési jegyzékét vagy a nyomtatványokat le tudjuk ellenőrizni, hogy megfelelő jelszóval próbálkozik-e. Ehhez rá kell állnunk a jelszó mellett található  ikonra. Ekkor a jelszó pár másodpercre láthatóvá válik.

A dolgozó részére azonban új jelszót is generálhatunk és ezt is kiküldhetjük részére.

A dolgozói adatlap Személyi alapadatok/Személyi adatok felületén ki tudjuk választani, hogy a dolgozó esetén milyen nyelven szeretnénk a fizetési jegyzéket előállítani, illetve az elektronikus bérjegyzék kísérő e-mailjét, milyen nyelven szeretnénk küldeni:

Magyar, angol, német és ukrán nyelvet választhatunk. A program alapértelmezetten a magyar nyelvet kínálja fel.

• Elszámolás

• Fizetési jegyzék

Az Elszámolás/Fizetési jegyzék menüpontban akár a hóközi, akár a hóvégi, akár a kilépő fizetési jegyzék esetén is lehetőségünk van elektronikusan kiküldeni a bizonylatot.

Ehhez az általános szűrőablakon ki kell választanunk azokat a dolgozókat, akiknek szeretnénk elküldeni a fizetési jegyzéket.

A szűrőablakon lehetőségünk van leszűrni azokat a dolgozókat, akikhez rögzítésre került e-mail cím az elektronikus bérjegyzék kiküldése érdekében.

Az OK gomb megnyomását követően a kiválasztott dolgozók fizetési jegyzéke megjelenik a nyomtatási képen:

A kiküldéshez az Export menüponton belül a PDF export és e-mail küldés lehetőséget kell választani.

A program ekkor egyesével legenerálja a fizetési jegyzékek pdf állományát, majd elküldi az e-maileket a berögzített e-mail címekre:

Az ide feliratra kattintva a dolgozók el tudják küldeni az átvételről szóló visszaigazolást.

Az Elszámolás/Aláíró jegyzék menüpontban lekérhető az elektronikus fizetési jegyzékek átvételi listája:

A lista nyomtatható. Az elektronikus fizetési jegyzék átvételét hivatalosan igazoló dokumentumként kezelhető.

Az M30-as és Járulékigazolások kiküldése az Adatszolgáltatások/NAV felé/M30 menüpontban lehetséges. A menüpont szűrő ablakán lehetőségünk van bejelölni, hogy csak azon munkavállalók igazolásai kerüljenek felgyűjtésre akiknek elektronikusan szeretnénk kiküldeni a nyomtatványokat.

Az igazolások kiküldésére az OK gomb megnyomását követően megjelenő képernyő Exportálás fülén van lehetőség.

Exportálás és e-mail küldés beállításai: Elektronikus bérjegyzék és nyomtatványok modullal rendelkező Ügyfeleink részére lehetőségeket biztosítunk a nyomtatványok (M30 és Járulékigazolás) PDF fájlokban való exportálására, valamint e-mail-ben történő kiküldésükre. Az M30-as igazolás és a járulékigazolás elektronikus küldéséhez szükséges beállítások a Beállítások/Elektronikus bérjegyzék és nyomtatványok beállításai menüpontban érhetők el. Az e-mail cím beállításához és a jelszó generálásához ugyanazokat a funkciókat kell használni, mint az elektronikus bérjegyzék esetében. Ha a munkavállalóhoz már van e-mail cím rendelve, és megkapta a jelszavát, új e-mail cím hozzárendelése, illetve új jelszó generálása nem szükséges. Itt lehet bejelölni az M30-as igazolás és a járulékigazolás, illetve külön a Fizetési jegyzék elektronikus küldését, valamint a beállítani Feladó, az SMTP kiszolgáló, a Webes átvételi lista és a Tárolás helye mezőket.  

A Nyomtatványok kiküldéséről és átvételéről információk tárolása a felhőben menüpont beállításaiban lehetőségünk van a elektronikus kiküldés egyes mezőinek ideiglenes módosítására az igazolások kiküldéséhez.

Az M30/Járulékigazolás nyomtatványok kiküldésének iktatása opció jelölésével elérhetővé válik a két nyomtatvány elektronikus küldésének átvételi listája az Adatszolgáltatások/NAV/Elektronikus M30 és járulék igazolás átvételi lista menü alatt.

A PDF állományok tárolási helyének és a tárolás feltételeinek megadását követően a „M30 igazolás és a járulékigazolás export és e-mail küldés” gomb megnyomásával az igazolások kiküldésre kerülnek.            

A Bérprogram több különböző lehetőséget biztosít a teljes bizonyító erejű M30 dokumentum előállítására. Ahhoz, hogy az elektronikus úton kiküldött M30 igazolás teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősüljön, a Felhasználónak

- saját aláíróprogrammal, vagy

- saját tanúsítvánnyal kell rendelkeznie, illetve

- az M30 igazolásokat hitelesíthetők a kormányzati AVDH (ügyféli azonosításra  visszavezetett dokumentumhitelesítés) szolgáltatás használatával is.

A Bérprogram a felhasználó saját tanúsítványának és időbélyegzőjének használta esetén lehetővé teszi a dokumentum jelszavas védelmét is. 

A Beállítások/Számfejtés/M30 menüpont alatt hoztuk létre az elektronikus M30 igazolás és járulékigazolás küldéséhez használható tanúsítvány és időbélyegző beállításokhoz szükséges felületet.  A tanúsítványhoz tartozó jelszót a dokumentumok kiküldése előtt kéri be kötelezően a program az Adatszolgáltatások/Nav felé/M30 menüpont Exportálás fülön a „Saját minősített aláíró tanúsítvány jelszava” menüpontba. 

Amennyiben a Beállítások/Számfejtés/M30 menüpontban jelölve van az „Exportálás elektronikus aláíráshoz e-mail küldés előtt” jelölő négyzet, akkor az Adatszolgáltatások/NAV felé/M30 menüpont alatt az Export fülön az Elektronikus aláírás műveletek alatt megjelenik a két gomb:

- Az Exportálás digitális aláíráshoz gomb megnyomása után megtörténik a nyomtatványok exportja, a szűrőablakban kiválasztott dolgozókra vonatozóan a PDF állományok tárolási helye mezőben megadott útvonalra

Ezután kell a felhasználónak ellátnia a kiexportált fájlokat digitális aláírással.

- Az exportálás befejeződése után aktívvá válik az Aláírt PDF nyomtatványok küldése e-mailben gomb. A kiexportált dokumentumok digitális aláírása után erre a gombra kattintva történik meg a kiküldés.

Fontos!

1. Az aláírt dokumentumokat az eredeti nevükön kell elmenteni, az eredeti tároló mappába, hogy az e-mailhez csatolhatók legyenek! Ha a program nem találja az általa mentett fájlokat, hibaüzenetet küld. Ebben az esetben nem indítható a küldés.

2. Ha az exportálás után, a küldés előtt a felhasználó kilép a menüpontból, akkor az aláírt dokumentumok küldéséhez szükséges tárolt adatok törlődnek. Erre a program figyelmeztet. Ha az Igen-re kattintunk, a menüpontba történő következő belépéskor, újra kell kezdeni a folyamatot az exportálástól.

FIGYELMEZTETÉS!

Amennyiben a felhasználó olyan elektronikus aláírást szeretne hozzáadni a PDF dokumentumhoz, amely megakadályozza az állomány utólagos jelszavas védelemmel ellátását – ilyen például az időbélyegzővel hitelesített tanúsítvány -, a program hibaüzenetet küld. 

Ebben az esetben javasoljuk a PFX formátumú X.509 tanúsítvány igénylését a hitelesítés szolgáltatótól és a Kulcs-Bér program beépített digitális tanúsítvány kezelésének használatát.

Elektronikus M30 és Járulékigazolás átvételi lista:

A Kulcs-Bér programmal elektronikusan kiküldött M30 és Járulékigazolás átvételéről, amennyiben a kiküldés előtt az Adatszolgáltatások/NAV felé/M30 menüpont Exportálás fülén bejelölésre került az „M30/Járulékigazolás nyomtatványok kiküldésének iktatása” opció és az értesítő levél szövegében az ide linkre kattintva a munkavállaló az átvételt vissza igazolja, e menüpontban lehetőségünk van a visszaigazolásokról átvételi listát készíteni. 

A menüpont szűrő ablakán lehetőség van azon dolgozók szűrésére, akik rendelkeznek/nem rendelkeznek a pdf formátumú fájlok fogadásához szükséges e-mail címmel, valamint itt is lehetőség van a csak a év utolsó napján jogviszonyban állók megjelenítésére is:

Az állomány kiválasztását követően az OK gomb megnyomásával az elektronikus M30 és járulékigazolás átvételi lista felületre:

A Letölt gombra kattintva felgyűjtésre kerül az átvételt visszaigazolt munkavállalók listája, melyben megjelenik a dolgozói név mellett az igazolások kiküldésének és visszaigazolásának a dátuma és az e-mail cím is, ahová az igazolást megküldtük. 

A Nyomtatás gomb megnyomásával lehetőségünk van a lista nyomtatására, PDF állományba mentésére is.