Főkönyvi feladás beállítása és a feladási szabályok paraméterezése (óra)felosztó használata esetén

A főkönyvi feladás funkció használatba vétele előtt bizonyos paraméterezéseket és előkészítő munkálatokat el kell végeznünk.

A BEÁLLÍTÁSOK/FŐKÖNYVI FELADÁS pontban határozhatjuk meg, hogy a programban elvégzett számfejtések adatai, milyen szabályok, beállítások szerint kerüljenek lekönyvelésre. Itt adhatók meg az alapértelmezett főkönyvi számlák (kontírozás), valamint az is, hogy a feladásra kerülő tételek felosztása hol történik (további könyvelési dimenziók).

A számfejtés során keletkező összegek feladását, a kapcsolódó könyvelési tételek jellegzetességeit figyelembe véve, 8 fő csoportra bontva paraméterezhetjük. A Törzsbér, Egyéb jövedelem, Munkavállalói járulék, adó, Közteher, Levonás, Magánszemélyhez nem köthető juttatások, Magánszemélyhez nem köthető kedvezmények pontokban tudjuk beállítani a könyvelendő tételek főkönyvi számláját, a részleg- és munkaszámát, a porjektet és a másodlagos főkönyvi számla beállítását.

Minden csoportban található egy alapértelmezett szabály. A főkönyvi feladás ezek alapján is elkészíthető, de lehetőség van – új szabályok létrehozásával - akár dolgozói jogviszonyonként beállítani a könyvelendő tételek kontírozását az elsődleges vegyes naplóban, és feladási szabályokban történő felosztási mód választása estén a másodlagos naplóban, részleg- és munkaszám kezeléssel is.

Fontos! Az adatgyűjtés és kontírozás a feladási szabályok listájában szereplő sorrend alapján történik.

A legelső szabály hatáskörébe tartozó tételeket a következő szabályok nem érintik és így tovább. Az alapértelmezett szabály – ami a listában is az utolsó – mindig a „maradék”, külön szabály által nem érintett adatokra vonatkozik. Például: Ha beállítunk egy adott dolgozóra vonatkozó szabályt, majd a következő szabály az adott dolgozó szervezeti egységére vonatkozik, akkor a felgyűjtésben az első helyen álló, dolgozóra vonatkozó szabály határozza meg a könyvelési tételt. Azonban, ha fordítva visszük fel a szabályokat – tehát egy adott dolgozó szervezeti egységére vonatkozó szabály az első – akkor a felgyűjtés a szervezeti egység szabálya alapján készül el, azaz, ha a szabályok sorában a dolgozóhoz külön szabályt hozunk létre, az már nem tud érvényesülni.

Feladási szabályok kezelése

A BEÁLLÍTÁSOK/FŐKÖNYVI FELADÁS menüpont Törzsbér, Egyéb jövedelem, Munkavállalói járulék, adó, Közteher és Levonás, magánszemélyekhez nem köthető juttatások, Magánszemélyekhez nem köthető kedvezmények, rehabilitációs hozzájárulás pontokban látható az adott jövedelem és járulék típusok lekönyvelésénél használni kívánt szabályok listája. Telepítés után minden lista egy elemet – egy alapértelmezett szabályt – tartalmaz.

Az Átvétel másik cégből gomb segítségével egy másik cégből vehetünk át főkönyvi szabályokat. Mivel a főkönyvi szabály rögzítésekor számos cégfüggő törzsre kerül hivatkozás, ezért az átvétel előtt ajánlatos a cégfüggő törzseket is átvenni ugyanebből a cégből, mert ennek hiányában hiányosan kerülhetnek átvételre a szabályok.

Minden hónapra létre kell hozni a feladási szabályokat. A lista aljáról indítható másolási lehetősés segítségével a rögzített szabályok egyik hónapból a másikba átmásolhatóak. A hónapzárás automatikusan átveszi a lezárt hónap szabályait a következőbe.

Telepítés után a lista egy elemet – egy alapértelmezett szabályt – tartalmaz.

Az alapértelmezett szabály érvényességi körének módosítására nincs lehetőség, de korlátlan számú szabály hozható létre, amelyek módosíthatóak. A szabályok sorrendje változtatható a lista mellett látható nyilak segítségével.

A beállított sorrend szerint állítja össze a könyvelési tételeket az adatátadó rendszer. A külön nem szabályozott összegeket az alapszabály szerint jelöli ki könyvelésre.

A + jelre kattintva megjelenő varázsló segítségével hozható létre új főkönyvi feladási szabály. A főkönyvi feladás szabályrögzítő varázslóján navigáviós gombok segítségével (Előző szabály, Következő szabály) a listában rögzített szabályok között lehet lépkedni.

Az első képernyőn a Szabály neve és a feladás típusa látható (a feladás típusa attól függ, melyik menüpontból indítottuk a szabály létrehozását). A következő lapra, a Tovább gomb megnyomásával jutunk.

Itt választhatjuk ki, hogy minden – a program foglalkozási viszony, illetve FEOR törzsében található elemre vonatkozzon-e a feladási szabály, vagy csak bizonyos általunk kijelöltekre.

A következő lapon Telephely és Szervezeti egység szerinti megkülönböztetésre van lehetőség.

A következő lapon Dolgozó és Jogviszony kiválasztására van lehetőség.

Beállítható továbbá – feladási szabályokban történő felosztás esetén – a Ledolgozott órák száma, és ebből a feladásban szereplő órák száma.

Az utolsó oldalon a könyvelési tétel paraméterezhető.

A megadott szempontoknak megfelelő adatok nem szerepelnek a főkönyvi feladásban jelölőnégyzet kiválasztása esetén, a szabály alapján kigyűjtött összegek, nem kerülnek bele a feladásba. Ebből következően, az alsó szekciók inaktívvá válnak, hiszen kontírozási beállítás ebben az esetben nem értelmezhető.

Ezen az ablakon lehet beállítani a Tartozik és a Követel főkönyvi számlákat.

A főkönyvi felosztás típusai

A felosztáshoz az adatokat három különböző módon rendelhetjük az adott jogviszonyhoz az adott hónapban számfejtett jövedelem adatokhoz.

A felosztás adatok rögzítése történhet manuálisan vagy import segítségével.

1.  Főkönyvi felosztás alapértelmezések

A számfejtett jövedelem összegeket a program 100 százalékban az itt beállított másodlagos főkönyvi számlára, munkaszámra, részlegszámra fogja felosztani.

2. Havi alapértelmezett főkönyvi felosztás

A számfejtett jövedelem összegeket a program az itt megadott százalék értékeknek megfelelően fogja felosztani az itt beállított másodlagos főkönyvi számlára, munkaszámra, részlegszámra.

3. Jelenlét főkönyvi felosztás

A jelenlét adatokhoz főkönyvi felosztást a Jelenlét adatok karbantartó felületelen a Főkönyvi felosztés nézet kiválasztásával lehetséges:

Első lépésként meg kell nyomni az Új felosztás felvitele gombot.

Meg kell adni a munkaszámot, a részlegszámot, a projektet és a másodlagos főkönyvi számlát, majd meg kell nyomni az OK gombot:

További felosztás felviteléhez újra meg kell nyomni az Új felosztás gombot, és megadni a a munkaszámot, a részlegszámot, a projektet és a másodlagos főkönyvi számlát.

Ezek után az egyes napokhoz be kell írni a megfelelő óraszámokat.

A beírás történhet egyszerre több cellába is. Ehhez a megfelelő soron állva, meg kell nyomni az egér bal gombját, és elvégezni a kiejlölést, majd beütni a megfelelő óraszámot:

A felosztást csak akkor lehet elmenteni, ha minden felosztahtó óra fel van osztva:

A felosztás az itt megadott órák arányában fog megtörténni.

Miután készen vagyunk a felosztás adatok hozzárendelésével, el kell végezni a számfejtést, majd a főkönyvi felosztást.

A felosztást végezhetjük jogviszonyonként:

A Gyűjtés gomb megnyomása után történik meg a felosztás, melynek eredményeit a Mentés gomb megnyomásával kell elmenteni:

Mentés után lehet elvégezni a főkönyvi feladást.