Exportált nyomtatványok küldése e-mailben

Exportált nyomtatványok küldése e-mailben

          Tematikus összefoglaló

A bérprogram lehetőséget biztosít rá, hogy a lekérhető nyomtatványokat (pl.: kilépők igazolásait), nyilatkozatokat közvetlenül a programból elküldjük e-mail formájában.

A funkció célja, hogy egyszerűsítse a bérszámfejtők, könyvelőirodák menedzsment felé történő adatszolgáltatását. A program használata során az egyes nyomtatványok, nyilatkozatok lekérése esetén azonnal továbbítani tudjuk e-mailben a szükséges információt, vagy későbbi küldés céljából meg tudjuk jelölni a nyomtatványt.

A funkció alkalmazásához a Beállítások/Számfejtés beállításai/Nyomtatványok beállításai menüben meg kell adni a levelezőszerverként használt postafiók adatait. 

A Beállítások/Kezelés/Felhasználói/Általános menüpontban opcióként be tudjuk állítani, hogy a program automatikusan felkínálja az e-mail küldés lehetőségét egy-egy nyomtatvány lekérésekor.

A funkció célja megkönnyíteni a bérszámfejtő, könyvelő irodák napi munkáját azzal, hogy a szolgáltatást kérő cégek kapcsolattartóinak ezeket a nyomtatványokat könnyen továbbíthassák. 

A gomb megnyomására felugrik a cégválasztó ablak, itt tudjuk kiválasztani, mely cég beállításait szeretnénk átvenni a funkció használatához.

A sikeres átvételről értesítő üzenetet ad a program.

• Feladó: Azt a nevet kell megadni, akinek nevében a nyomtatványokat ki akarjuk küldeni. Ennek nem kell feltétlenül megegyeznie a küldésre használt postafiók tulajdonosával.
• Címzettek: Itt megadható akár azon alapértelmezett kapcsolattartó e-mail címe, akivel az iroda az érintett cég bérügyeinek kapcsán kapcsolatban van. A mező kitöltése nem kötelező, ugyanis- ahogyan az majd a későbbiekben is látszik-, közvetlenül a nyomtatvány kiküldésénél is megadható. Abban az esetben viszont, ha ez egy állandó cím, érdemes ezen a felületen megadni, így a program küldéskor már automatikusan fel fogja ajánlani.
• SMTP kiszolgáló: Ebben a menüpontban a levelező rendszer smtp címét kell megadni, a portot, amelyen keresztül kommunikál, illetve az időtúllépés idejét.
• Az SMTP kiszolgáló hitelesítést igényel: A jelölőnégyzet pipálása esetén meg kell adni a kiküldéshez használt postafiók azonosítóját és jelszavát.
• Kapcsolat titkosítása: az opcióban a kiküldéskor használt titkosítási módok beállítása válik lehetővé. A titkosítás fajtájának beállítására az alábbiak közül lehet választani: 
  • Titkostás nélkül
  • Implicit SSL
  • Explicit SSL (TLS/STARTTLS
  • Modern hitelesítés.

A Modern hitelesítési módot a Microsoft ajánlása indokolta, amely szerint célszerű kiváltani az Office365 Exchange Online levelező „basic authentication” hitelesítését. Az opció választásakor aktívvá válik a „Modern hitelesítés beállítása” felület, melyre kattintva állíthatjuk be a modern hitelesítést. Ezen beállításokhoz Kulcs-Bér Program Rendszergazdai jogosultság szükséges.

• Visszajelzés kérés: A program ebben az esetben visszajelzést kéréssel küldi ki a leveleket, a címzettek így értesítést tudnak küldeni az e-mailek átvételéről.
• Exportált állományok kezelése: Ahhoz, hogy a nyomtatványok kiküldésre kerülhessenek, először is el kell tárolni őket. Ez a beállítás azt határozza meg, mi legyen ezeknek az eltárolt dokumentumoknak a sorsa a kiküldés után.

1. Állomány törlése e-mail sikeres küldése után: Amennyiben sikeresen kiküldésre került a dokumentum, a program törli a mentett állományok közül.
2. Állomány törlése e-mail sikertelen küldése esetén: Ebben az esetben a program akkor is törli az állományt, ha azt nem sikerült e-mailen kiküldeni.

A programban lehetőséget biztosítunk rá, hogy a lekért nyomtatványokat, adatszolgálatatásokat közvetlenül a programból e-mail mellékletként továbbítsuk. Ezen opció jelölése mellett alapértelmezett beállítás lesz az adatok pdf exportja során, hogy a program e-mail mellékletként is elmentse a dokumentumot. Az opció bekapcsolt állapotát a lekérdezések pdf exportja során is ellenőrizni tudjuk:

Amennyiben elkészültünk a küldeni kívánt tételek listájával a Karbantartás/Exportált nyomtatványok küldése menüpontból tudjuk a feladást elvégezni.

A menüpont indításával felugrik egy ablak, ahol a levélküldést el tudjuk indítani.

A szükséges adatok egy részét (feladó és címzett) a Beállítások menüben megadottak szerint a program átemeli erre a felületre.

Itt megadhatjuk még az üzenet tárgyát, becsatolhatjuk a mellékleteket. Az üzenet tartalmaz egy előre megírt sablon szöveget, ami természetesen szabadon módosítható.

A mellékletek esetén vagy egyszerűen kitallózzuk a megfelelő helyről a küldeni kívánt nyomtatványokat a Tallózás gomb segítségével, vagy ha küldési listára helyeztük őket előzetesen, akkor a Listából gombra kattintva tudjuk csatolni.

A csatolt mellékletre majd az Eltávolít gombra kattintva törölni tudjuk a mellékeltek közül az adott dokumentumot.

Az Ellenőrzés gomb segítségével azt tudjuk ellenőrizni, hogy a mellékletként csatolt dokumentum nem került-e időközben törlésre.

A Küldés gombbal a levél továbbításra kerül.