Kulcs-Beosztás beosztástervező alkalmazás felhasználói kézikönyv

A Kulcs-Beosztás beosztástervező webes alkalmazás a Kulcs-Bér program kiegészítő modulja, amelyet a Kulcs-Bér programmal összekapcsolva, integráltan is lehet alkalmazni.
A Kulcs-Beosztás alkalmazás segítségével az operátor jogosultsággal rendelkező felhasználó tetszőleges számú szervezeti egység beosztását és műszakonkénti emberi erőforrás igényét tudja megtervezni tetszőleges időszakra. A beosztástervezés során a program lehetőséget biztosít a munkajogi szabályok és a munkavállalói igények figyelembevételére.
Szervezeti egységenként munkaidő sablon, illetve munkavállalónként beosztás sablon vagy munkarend definiálható, melyek segítségével minimalizálható a beosztás készítés manuális része. A dolgozók – igény szerint – e-mailben kapnak értesítést az elkészült beosztásról, melyet a program felületén történő elfogadással igazolnak vissza a beosztásért felelős vezető felé.
Hasonlóképpen, a munkavállaló a felületen tudja jelezni távollét igényét, és e-mailben értesül az elfogadásról vagy az elutasításról.

A munkavállalók regisztrálása nem feltétlenül szükséges, mert a beosztásokat az operátorok el tudják készíteni a munkavállalók közreműködése nélkül is.

Az alkalmazás lehetőséget biztosít az elkészült beosztás exportálására Excel fájlba, melyet kinyomtatva át lehet adni a munkavállalónak.

A program lehetőséget biztosít a jelenlét adatok kezelésére is. A jelenlét adtok lezárása után a programból jelenléti ív exportálható.
Integrált működés esetén a Kulcs-Beosztás programban nem lehetséges a munkahelyek, a munkakörök és a munkavállalók adatainak rögzítése, mert az adatok a felhasználó által indítható módon szinkronizálással kerülnek a Kulcs-Bér programból a Kulcs-Beosztás programba. Az integrált működésnek köszönhetően az elkészült beosztások alapján, a fordított irányú szinkronizáció során a beosztásoknak megfelelő egyedi munkarendek, illetve a berögzített véglegesített jelenlét adatok letöltésre kerülnek a Kulcs-Bér programba.

Megfelelő beállítás mellett lehetséges olyan működés, amely esetén a Kulcs-Beosztás felhasználói integrált működés mellett is tudnak munkahelye(ke)t rendelni, módosítani a munkavállalókhoz. Ennek az opciónak akkor van jelentősége, ha a vállalkozás működésére jellemző, hogy egy munkavállaló egy hónapon belül különböző napokon, különböző munkahelyre van beosztva.

Az alkalmazás része egy QR-kód alapú beléptető rendszer is. A programban használt munkahelyekhez több belépési pont is létrehozható. A munkavállalók mobiltelefon segítségével olvassák be a belépési ponthoz tartozó QR-kódot. A belépés, illetve a kilépés időpontja között eltelt intervallumok automatikusan megjelennek a jelenlét adatokban.
A rendszer 4 modulból áll, melyek egymástól függetlenül is beszerezhetők és használhatók:
• Beosztások
• Távollétek
• Jelenlét
• Belépések
Az egyes modulok működésének leírását lásd az egyes funkciókról szóló fejezetekben.

A beosztástervezés  és az integrált működés részletes leírása itt található.