Főkönyvi feladás beállítása és a feladási szabályok paraméterezése szabályok szerinti felosztás használata esetén

A főkönyvi feladás funkció működéséhez bizonyos paraméterezéseket és előkészítő munkálatokat el kell végeznünk.

A főkönyvi feladási szabályok kialakítását meg kell, hogy előzze a számlatükör kialakítása a programban. Erre a Törzskarbantartások/Cégfüggő törzsek/Számlatükör menüpontban van lehetőség. Át tudjuk venni a másik cégnél már beállításra került számlatükröt, a Kulcs-Könyvelés programban beállított számlatükröt, de lehetőségünk van Excel táblából is betölteni az adatokat.

A Beállítások/Főkönyvi feladás pontban határozhatjuk meg, hogy a programban elvégzett számfejtések adatai, milyen szabályok - beállítások – szerint kerüljenek lekönyvelésre. Itt adhatók meg az alapértelmezett főkönyvi számlák (kontírozás), valamint az is, hogy a feladásra kerülő tételek felosztása hogyan történik (további könyvelési dimenziók).

Ha a felosztás feladási szabályokban történik a szabályok segítségével történik a felosztás is.

A számfejtés során keltekező összegek feladását, a kapcsolódó könyvelési tételek jellegzetességeit figyelembe véve, 8 fő csoportra bontva paraméterezhetjük. A Törzsbér, Egyéb jövedelem, Munkavállalói járulék, adó, Közteher, Levonás, Magánszemélyhez nem köthető juttatások, Magánszemélyhez nem köthető kedvezmények pontokban tudjuk beállítani a könyvelendő tételek főkönyvi számláját, a részleg- és munkaszámát, a porjektet és a másodlagos főkönyvi számla beállítását.

Minden csoportban található egy alapértelmezett szabály. A főkönyvi feladás ezek alapján is elkészíthető, de lehetőség van – új szabályok létrehozásával - akár dolgozói jogviszonyonként beállítani a könyvelendő tételek kontírozását az elsődleges vegyes naplóban, és feladási szabályokban történő felosztási mód választása estén a másodlagos naplóban, részleg- és munkaszám kezeléssel is.

Fontos! Az adatgyűjtés és kontírozás a feladási szabályok listájában szereplő sorrend alapján történik.

A legelső szabály hatáskörébe tartozó tételeket a következő szabályok nem érintik és így tovább. Az alapértelmezett szabály – ami a listában is az utolsó – mindig a „maradék”, külön szabály által nem érintett adatokra vonatkozik. Például: Ha beállítunk egy adott dolgozóra vonatkozó szabályt, majd a következő szabály az adott dolgozó szervezeti egységére vonatkozik, akkor a felgyűjtésben az első helyen álló, dolgozóra vonatkozó szabály határozza meg a könyvelési tételt. Azonban, ha fordítva visszük fel a szabályokat – tehát egy adott dolgozó szervezeti egységére vonatkozó szabály az első – akkor a felgyűjtés a szervezeti egység szabálya alapján készül el, azaz, ha a szabályok sorában a dolgozóhoz külön szabályt hozunk létre, az már nem tud érvényesülni.

A Beállítások/Főkönyvi feladás pont Törzsbér, Egyéb jövedelem, Munkavállalói járulék, adó, Közteher és Levonás pontokban látható az adott jövedelem és járulék típusok lekönyvelésénél használni kívánt szabályok listája. Telepítés után a lista egy elemet – egy alapértelmezett szabályt – tartalmaz.

Az Átvétel másik cégből gomb segítségével egy másik cégből vehetünk át főkönyvi szabályokat. Mivel a főkönyvi szabály rögzítésekor számos cégfüggő törzsre kerül hivatkozás, ezért az átvétel előtt ajánlatos a cégfüggő törzseket is átvenni ugyanebből a cégből, mert ennek hiányában hiányosan kerülhetnek átvételre a szabályok.

Minden hónapra létre kell hozni a feladási szabályokat. A lista aljáról indítható másolási lehetőség segítségével a rögzített szabályok egyik hónapból a másikba átmásolhatóak. A hónapzárás automatikusan átveszi a lezárt hónap szabályait a következőbe.

Telepítés után a lista egy elemet – egy alapértelmezett szabályt – tartalmaz.

Az alapértelmezett szabály érvényességi körének módosítására nincs lehetőség, de korlátlan számú szabály hozható létre, amelyek módosíthatóak. A szabályok sorrendje változtatható a lista mellett látható nyilak segítségével.

A beállított sorrend szerint állítja össze a könyvelési tételeket az adatátadó rendszer. A külön nem szabályozott összegeket az alapszabály szerint jelöli ki könyvelésre.

A + jelre kattintva megjelenő varázsló segítségével hozható létre új főkönyvi feladási szabály. A főkönyvi feladás szabályrögzítő varázslóján navigáviós gombok segítségével (Előző szabály, Következő szabály) a listában rögzített szabályok között lehet lépkedni.

Az első képernyőn a Szabály neve és a feladás típusa látható (a feladás típusa attól függ, melyik menüpontból indítottuk a szabály létrehozását). A következő lapra, a Tovább gomb megnyomásával jutunk.

Itt választhatjuk ki, hogy minden – a program foglalkozási viszony, illetve FEOR törzsében található elemre vonatkozzon e a feladási szabály, vagy csak bizonyos általunk kijelöltekre.

A következő lapon Telephely és Szervezeti egység szerinti megkülönböztetésre van lehetőség.

A következő lapon Dolgozó és Jogviszony kiválasztására van lehetőség.

Beállítható továbbá – feladási szabályokban történő felosztás esetén – a Ledolgozott órák száma, és ebből a feladásban szereplő órák száma.

Az utolsó oldalon a könyvelési tétel paraméterezhető.

A megadott szempontoknak megfelelő adatok nem szerepelnek a főkönyvi feladásban jelölőnégyzet bejelölése esetén, a szabály alapján kigyűjtött összegek, nem kerülnek bele a feladásba. Ebből következően, az alsó szekciók inaktívvá válnak, hiszen kontírozási beállítás ebben az esetben nem értelmezhető.

Ezen az ablakon lehet beállítani a Tartozik és a Követel főkönyvi számlákat, a Felosztás szekcióban pedig a másodlagos főkönyvi számlákat, a részlegszámokat, a munkaszámokat, és a projekteket, amelyekre az itt rögzítet százalékoknak megfelelő arányban történik  majd a felosztás.
A főkönyvi számlák, a részlegszámok, a munkaszámok, és a projektek törzs karbantartására, a TÖRZSKARBANTARTÁSOK/CÉGFÜGGŐ TÖRZSEK menüpontban van lehetőség.