Munkaidőkeret kezelése

Módosítva ekkor Tue, 15 Okt ekkor: 2:32 DU

Munkaidőkeret kezelés

Tematikus összefoglaló

Általános információk

A Kulcs-Bér Kompakt, Prémium és Európa programok lehetőséget adnak a dolgozók Munka Törvénykönyvben szabályozott Munkaidőkeretben történő foglalkoztatás elszámolására. A programban lehetőség van napi, havi és többhavi, akár éven átnyúló munkaidőkeret kezelésére is.

Munkaidőkeretben történő foglakoztatás elszámolásának alapfeltétele, hogy a munkavállalóknak saját, egyedi, célszerűen névvel jelzett munkarendet hozzunk létre, mert a munkarend fogja megadni a munkavállaló beosztását. A munkarend határozza meg, hogy a dolgozónak mely napja tekintendő munkanapnak és ezen a napon mennyi a ledolgozandó óraszám, mely napok a pihenőnapok, illetve mely napok a munkaszüneti napok. A munkarendben határozzuk meg, hogy mennyi a munkavállaló heti munkaideje, mely a munkaidőkeretben ledolgozható munkaórák számának meghatározására is szolgál.

Munkarendek létrehozásáról és kezeléséről részletes leírást találunk a Kulcs-Bér Felhasználói kézikönyv/Törzskarbantartások/Közös törzsek/Munkarend fejezetében:

A munkavállalóhoz tartozó munkarendet a Dolgozói adatok/Bér- és munkaügyi nézet/ Jogviszonyok/Alapadatok menüben a Munkarend sorban historikus adatként a Korábbi adatok menüben tudunk dátum megadással hozzárendelni és módosítani:

Munkaidőkeret kezelés

Általános információk

Munkarendek létrehozásáról és kezeléséről részletes leírást találunk a Kulcs-Bér Felhasználói kézikönyv/Törzskarbantartások/Közös törzsek/Munkarend fejezetében:

A munkavállalóhoz tartozó munkarendet a Dolgozói adatok/Bér- és munkaügyi nézet/ Jogviszonyok/Alapadatok menüben a Munkarend sorban historikus adatként a Korábbi adatok menüben tudunk dátum megadással hozzárendelni és módosítani:

Munkaidőkeret beállítása:

A munkaidőkeret kezeléshez elengedhetetlen, hogy minden munkavállalóhoz hozzárendeljük a munkaidőkeret időtartamát és az elszámolás feltételeit. A munkaidőkeretet hozzárendelhetjük a munkavállalóhoz

Egyénileg a Dolgozó/ Bér és munkaügyi nézet/Jogviszonyok/Jogviszony alapadatai/ Munkaidő keret menüpontban

Munkaidőkeret előzmény adatok: A program képes kezelni az előző évről/előző programból áthúzódó munkaidőkeret esetén a tárgyévet, vagy a tárgyévi első munkaidőkeret első számfejtett hónapját megelőző időszak halmozott adatait. Az előző évről áthúzódó munkaidőkeret esetében a program az évnyitás során átemeli a megelőző időszak elszámoláshoz használt óraadatait és ebben a mezőben meg is jeleníti.

Amennyiben a program használatát év közben kezdik és előző évi munkaidőkeret adatokat, vagy a program használatának kezdő hónapját megelőzően kezdődő munkaidőkeret előzmény adatokat kell kezelni, akkor ebben a mezőben kell felrögzíteni az óraszámokat manuálisan.

Teljesített óraszám: Az előző évben, vagy a program használatának kezdő hónapját megelőzően a munkaidőkereten belül teljesített óraszám.
Ebből ledolgozott óraszám: A teljesített óraszámból azon óraszám mennyiség, ami munkaórával lefedett.
Nem fizetett magáncélú távollét óraszáma: Amennyiben volt nem fizetett magáncélú távollét, ennek óraszáma.
Év végi óraszám egyenleg: Ide azt az óraszámot kell megadni, amennyivel eltért a dolgozó teljesített óraszáma a munkaidőkeretben adott időszakra arányosan elszámolható óraszámtól.

Állásidő díjazásának elszámolása: Opcióhoz köthető, hogy a program számoljon állásidőt a munkaidőkeretben foglalkoztatott dolgozó részére. Amennyiben a munkáltatónak fel nem róható okból nem tudja teljesíteni a dolgozó a kötelező óraszámot, akkor a törvényben meghatározott esetekben a munkáltató nem kötelezhető állásidő fizetésére.

Túlmunka díjazásának elszámolása: A munkaidőkereten felül teljesített órák díjazása szintén opcióhoz köthető. Alapértelmezetten a program számolja a munkaidőkereten felüli túlórákra járó díjazást, de ha a munkavállalóval kötött megállapodás alapján a munkáltató egyéb módon szeretné ezeket a tételeket rendezni, akkor az opció kikapcsolható. Ebben az esetben azonban a program figyelmeztet, hogy az automatikus számítás kikapcsolása miatt a munkáltató ne felejtse el egyéb módon rendezni a dolgozóval szemben fennálló kötelezettségét.

Munkaidő keret: A munkaidőkeretben történő elszámolás érdekében a következő adatokat kell megadni a programban:

Kezdő dátum: A munkaidőkeret kezdő dátuma.
Záró dátum: A munkaidőkeret záró dátuma, az elszámolási időszak vége.
Munkaidőkeret típusa: Legördülő listából választhatjuk ki, hogy napi, havi vagy többhavi munkaidőkeretben foglalkoztatjuk a dolgozót.
Vállalt havi óraszám: A program alkalmas azon eset kezelésére, mikor a munkáltató és a munkavállaló között úgy jön létre a foglalkoztatás, hogy megállapodnak egy adott időszakban mekkora óraszámot kell teljesítenie a dolgozónak. Ebben az esetben vállalt óraszámot határozunk meg. Ezen óraszám alapul vételével kezeli a program a dolgozó számfejtését a munkaidőkeret szabályainak megfelelően.
Óraszám: A Számítás gomb megnyomásával a program a megadott kezdő/záró dátum és a munkarendben beállított heti óraszám és a munkaidőkeret időszakában érvényes, általános munkarend szerint ledolgozható munkanapok szorzata alapján kiszámolja az adott időszakban a dolgozó által kötelezően teljesítendő – a munkaidőkeret időszakában az általános munkarend szerint óraszámot.
Órabéres havi elszámolt óraszáma: A többhavi munkaidőkeretben történő foglalkoztatás értelmében a dolgozónak minden hónapban meg kell kapni a havibérét, egyenleg elszámolásra az elszámolási időszak végén kerül sor. Az órabéres esetén a havi bér összege nehezebben megfogható fogalom. Számítására háromféle opciót kínálunk, ezek közül legördülő listából tudunk választani:

Havi ledolgozható (munkarend) óra: A dolgozó munkarendjében adott hónapban meghatározott óraszám a kifizetés alapja.
Havi munkaidőkeret óraszám: Az általános munkarendben meghatározott havi óraszám a kifizetés alapja. Részmunkaidő esetén ennek arányos része.
Általános óraszámból (174) arányosított: A havi 174-es általános osztószám a kifizetés alapja. Részmunkaidő esetén ennek arányos része.

Csoportosan az Elszámolás/Csoportos munkaidőkeret felvitel menüpontban:

Csoportos munkaidőkeret rögzítésnek elsősorban akkor lehet jelentősége, ha a cégben most kerül bevezetésre a munkaidőkeret, vagy ha más bérprogramról térnek át, így első számfejtés előtt mindenkihez be kell rögzíteni a munkaidőkeretet.

A menüpont indításával felugrik az általános szűrőablak, hol ki tudjuk választani azon dolgozókat, akikhez munkaidőkeretet szeretnénk rögzíteni. Ennek okézását követően megjelenik a rögzítő felület:

A listában megjelenítésre kerülnek a dolgozók, akiket a szűrőablakon kiválogattunk.

A felület alsó szekciójában meg tudjuk adni a munkaidőkeret kezdő és záró dátumát és ki tudjuk választani a munkaidőkeret típusát (napi, havi, többhavi). Erre azért van szükség, mert ezen adatok alapján a program kiszámolja, hogy a munkaidőkeretben mennyi a törvényi előírások alapján a teljesítendő óraszám.

A program vállalt óraszám alapján is kezeli a munkaidőkeretet, ebben az esetben a vállalt óraszám mezőben kell megadni a teljesítendő óraszámot.

Órabéres dolgozók esetén meg kell határozni milyen elv alapján kerüljön kiszámításra az az összeg, amit minden hónapban meg kell kapniuk. Itt az alábbi lehetőségek közül választhatunk:

- Havi ledolgozható (munkarend) óraszám: Ebben az esetben a munkaidőkeretes órabéres dolgozó a elszámolási időszakon belül a munkarendjében rögzített óraszámnak megfelelően kapja meg a bérét.

- Havi munkaidőkeret óraszám: Ebben az esetben az általános munkarend szerinti havi óraszámnak megfelelően kapja a bérét. Ammenyiben a dolgozó részmunkaidős, akkor a teljes munkaidő részmunkaidő arányában kerül arányosításra az általános munkarend szerinti havi osztószám.

- Általános óraszámból (174 óra) arányosított óraszám: Ebben az esetben az elszámolási időszakon belül 174 órának megfelelően kapja a bérét. Amennyiben a dolgozó részmunkaidős, akkor a teljes munkaidő részmunkaidő arányának megfelelően kerül arányosításra a havi 174 óra.

Amennyiben a szükséges adatokat megadtuk, a Csoportos munkaidőkeret rögzítés gombra kattintva a munkaidőkeretek rögzítésre kerülnek a kiválasztott dolgozókhoz.

Ebben a menüpontban csoportos munkaidőkeret törlésre is lehetőségünk van. Ekkor a rögzítő felület alján középen a Törlés mellé kell tenni a jelölő pöttyöt, majd meg kell adni a paramétereket, amelynek megfelelő munkaidőkereteket törölni szeretnénk. Ezt követően a Csoportos törlés gombra kell kattintani. A program ekkor a kiválasztott munkaidőkeretet törli a kiválasztott dolgozók adatlapjáról.

Hónapzárásban a munkaidőkeret folyamatosságának biztosítása:

A program minden hónap lezárásakor, a hónapzárás részeként, minden az adott hónapban lejáró munkaidőkeret helyett egy új munkaidőkeret időszakot generál az lezárt munkaidőkeret adatainak megfelelően.

A Munkaidőkeretben történő foglalkoztatás kezelése 2 féle módon lehetséges a Kulcs-Bér programban:

Munkaidőkeret elszámolás munkarendben kezelt adatok alapján

Munkarendben kezelt adatok alapján történő munkaidőkeret elszámolás a programban azt jelenti, hogy a munkavállaló beosztása megegyezik a tényleges munkavégzéssel, így nem szükséges a beosztás és a tényleges napi munkaidő külön rögzítése.

A program a csak munkarend alapú munkaidőkeret elszámoláskor automatikus pótlékelszámolást nem végez, csak a munkaidőkeret elszámolás történik meg.

Amennyiben ezt a módszert szeretnénk az elszámolás során használni a következő beállításokra van szükség:

Rendeljünk a munkavállalóhoz egyedi munkarendet a Jogviszonyok/Alapadatok/Munkarend menüben
Rögzítsük a munkavállaló munkaidő keretének időszakát a Jogviszonyok/ Munkaidőkeret menüben.
Egyenlőtlen munkaidő-beosztás esetén a Munkaügyi adatok/Szabadság és Pinőidő nyilvántartás menüpontban kell rögzíteni, hogy a szabadságok, betegszabadságok órában vagy napban kerülnek nyilvántartásra és elszámolásra.

4. A havi munkaidő adatok kezelésére több helyen is lehetőség van a programban. Kezelhetjük a Dolgozó adatain belül a Jelenlétadatok menüben, illetve több munkavállaló rögzítése esetén az Elszámolás/Jelenlétadatok kezelése/Jelenlétadatok rögzítése menüben is.

Mindkét helyen a rögzítés menete a következő:

- a jelenlétadatok képernyőn kattintsunk a kék színű betűkkel jelzett Munkarend megnevezésre, majd a megnyíló egyedi munkarendben rögzítsük a munka és pihenőnapokat és ha napi egyenlőtlen munkarendben kerül foglalkoztatásra a munkavállaló, akkor a munkarendben a Megnevezés oszlopban található hónap névre kattintva be kell állítani a napi ténylegesen ledolgozott munkaidőt (étkezési idő nélküli munkaidő). Az adatok a jelenlétadatba a mentést követően a Feltölt gomb megnyomásával kerülnek a Jelenlétadatokhoz feltöltésre.

- A munkarend adatok betöltését követően a Jelenlétadatok felületen feltöltjük az esetleges távolléteket.

- Amennyiben a munkavállaló beosztáson felül rendkívüli munkaidőben munkát végzett, ezeket az órákat a Jelenlét adatokban a legfelső narancssárga színű sorban a rendkívüli munkavégzés napjának oszlopában kell beírni.

A havi munkarend és munkaidő adatokat excel táblákból történő importálással is betölthetjük a programba. Az importálások részletes leírását az alábbi helyen olvashatjuk:

Munkarend import:

Kulcs-Bér Felhasználói Kézikönyv/Elszámolás/Jelenlétadatok kezelése/Munkarend adatok importálása

Jelenlét import:

Kulcs-Bér Felhasználói kézikönyv/Elszámolás/Jelenlétadatok kezelése/Jelenlét adatok importálása

5. A Jelenlétadatok rögzítését követően a Hóvégi számfejtésben az Új számfejtés gomb megnyomásával elkészül a számfejtéssel együtt a munkaidőkeret elszámolás is. Több havi munkaidőkeret esetén a munkaidőkeret elszámolás minden esetben a munkaidőkeret lezárásnak hónapjában készül el. A köztes hónapokban havibéresek esetében a munkavállaló részére a havi bérének megfelelő összegű díjazásban részesül, míg órabéres munkavállaló esetében a munkaidőkeret beállításának megfelelő elszámolás történik. A program a munkaidőkeret lezárásának hónapjában a számfejtéskor összehasonlítja a munkaidő keretben ledolgozható órák számát a munkarendben feltöltött ledolgozott óraszámmal, figyelembe véve a távol töltött idők óraszámait is, amennyiben a ténylegesen ledolgozott óraszám meghaladja a ledolgozandó óraszámot a többlet órákra elszámolja a munkanapra járó rendkívüli munkavégzés alapdíját és pótlékát (50%). Amennyiben pedig a ténylegesen ledolgozott óraszám, figyelembe véve a távol töltött időket is, nem éri el a munkaidőkeretben meghatározott ledolgozandó óraszámot, akkor órabéres munkavállaló esetében Állásidő, míg havibéres munkavállaló esetében a Munkaidőkeret bérkiegészítés címen elszámolja a program a le nem dolgozott munkaidőt.

A munkavállaló fizetési jegyzékén, amennyiben a Beállítások/Számfejtés beállításai/Nyomtatványok beállításában bejelölésre kerül a Munkaidőkeret elszámolás megjelenítése, megjelenik a munkaidőkeret elszámolás is.

Munkaidőkeret elszámolás munkarend adatok és részletes jelenlétadatok alapján

Munkarend adatok és részletes jelenlétadatok alapján történő munkaidőkeret elszámolás a programban azt jelenti, hogy a munkavállaló munkaidő beosztását a munkarendben, míg a tényleges jelenlét adatokat a Jelenlétadatok/Napi analitika menüpontjában rögzíthető műszaktípusok alapján számoljuk el, mely lehetővé teszi a munkaidő keret elszámoláson túl az automatikus pótlék elbírálás és elszámolás lehetőségét is.

Amennyiben ezt a módszert szeretnénk az elszámolás során használni a következő beállításokra van szükség:

A Törzskarbantartások/Cégfüggő törzsek/Műszak típusok menüpontban hozzuk létre a munkaidőrögzítéshez használt műszak típusokat, melynek létrehozásáról részletesen olvashatunk a Kulcs-Bér felhasználói kézikönyv/Törzskarbantartások/Cégfüggő törzsek/ Műszak típus fejezetben. A műszaktípusokban állíthatjuk be az automatikus pótlék számítások feltételeit.
A Beállítások/Számfejtés beállításai/Részletes jelenlétadat nyilvántartás menüpontban állítsuk be az automatikus pótlékszámításra, a munkaidőkeretben elszámolandó rendkívüli munkavégzésre vonatkozó szabályok figyelembe vételét, valamint a pótlékszámítás időintervallumára vonatkozó szabályokat.

3. A dolgozó jogviszony adatainál jelöljük be a Számfejtéskor részletes jelenlét adatok figyelembevétele mezőt, a Napi analitikában történő rögzítéshez.

A programban van lehetőség Osztott munkaidőben történő foglakoztatás kezelésére, de csak abban az esetben, ha az osztott munkaidős foglakoztatás a hónap teljes egészére vonatkozik. Ennek jelölésére is e menüpontban van lehetőség.

4. Rendeljünk a munkavállalóhoz egyedi munkarendet a Jogviszonyok/Alapadatok/Munkarend menüben

5. Rögzítsük a munkavállaló munkaidő keretének időszakát a Jogviszonyok/ Munkaidőkeret menüben.

6. A Jogviszonyok/Távolléti díj és EKHO menüpontban a Távolléti díj fülön állítsuk be, hogy a munkavállaló egy vagy többműszakos, illetve megszakítás nélküli munkarendben kerül foglalkoztatásra.

7. A Jogviszonyok/Egyéb adatok menüben jelöljük, ha az étkezési idő a napi munkaidő részét képezi.

8. Egyenlőtlen munkaidő-beosztás esetén a Munkaügyi adatok/Szabadság és Pinőidő nyilvántartás menüpontban kell rögzíteni, hogy a szabadságok, betegszabadságok órában vagy napban kerülnek nyilvántartásra és elszámolásra.

9. A havi beosztás szerinti napok és részletes munkaidő adatok kezelésére több helyen is lehetőség van a programban. Kezelhetjük a Dolgozó adatain belül a Jogviszonyok/Jelenlétadatok menüben, több munkavállaló rögzítése esetén az Elszámolás/Jelenlétadatok kezelése/Jelenlétadatok rögzítése menüben is.

Mindkét helyen a rögzítés menete a következő:

- a jelenlétadatok képernyőn kattintsunk a kék színű betűkkel jelzett Munkarend megnevezésre, majd a megnyíló egyedi munkarendben rögzítsük a beosztás szerinti munka és pihenőnapokat és ha napi egyenlőtlen munkaidőben kerül foglalkoztatásra a munkavállaló, akkor a munkarendben a Megnevezés oszlopban található hónap névre kattintva be kell állítani a beosztás szerinti napi munkaidőt.

A munkarendben rögzített beosztás adatok a mentést követően a Feltölt gomb megnyomásával kerülnek a Jelenlétadatokhoz feltöltésre.

- A munkarend adatok betöltését követően a Jelenlétadatok felületen bejelöljük az esetleges távolléteket.

- A tényleges napi munkaidő adatok feltöltését a Napi analitika gombra kattintva megjelenő felületen töltjük fel

Napi analitika rögzítésnél feltölthetjük a munkanapokhoz a műszak típusokat a napi munkaidő kezdete és vége, valamint az étkezési idő kezdete és vége adatát. Amennyiben a munkavállaló magáncélú távolléten volt azt is ezen ablakban tudjuk rögzíteni.

A havi munkarend és részletes munkaidő adatokat (távollétek, műszaktípusok, napi munkaidő és étkezési idő adatait) excel táblákból történő importálással is betölthetjük a programba. Az importálások menetének részletes leírását az alábbi helyen olvashatjuk:

Munkarend import:

Kulcs-Bér Felhasználói Kézikönyv/Elszámolás/Jelenlétadatok kezelése/Munkarend adatok importálása

Jelenlét import:

Kulcs-Bér Felhasználói kézikönyv/Elszámolás/Jelenlétadatok kezelése/Jelenlét adatok importálása

10. A részletes jelenlétadatok rögzítését követően a Hóvégi számfejtésben az Új számfejtés gomb megnyomásával elkészül a számfejtéssel együtt a munkaidőkeret elszámolás is. Több havi munkaidőkeret esetén a munkaidőkeret elszámolás minden esetben a munkaidőkeret lezárásnak hónapjában készül el. A köztes hónapokban havibéresek esetében a munkavállaló részére a havi bérének megfelelő összegű díjazásban részesül, míg órabéres munkavállaló esetében a munkaidőkeret „Órabéres havi elszámolt óraszáma” mező beállításának megfelelő elszámolás történik. A program a munkaidőkeret lezárásának hónapjában a számfejtéskor összehasonlítja a munkaidő keretben ledolgozható órák számát a Jelenlét adatban távol töltött napok óraszámaival és a Napi analitikában feltöltött ledolgozott óraszámmal, figyelembe véve az étkezési időre vonatkozó beállítás szerinti órák számát, valamint a Magáncélú távolléttel töltött idők óraszámait is, amennyiben a ténylegesen ledolgozott óraszám meghaladja a ledolgozandó óraszámot a többlet órákra elszámolja a rendkívüli munkavégzés alapdíját és pótlékát. Amennyiben pedig a ténylegesen ledolgozott óraszám, figyelembe véve a távol töltött időket is, nem éri el a munkaidőkeretben meghatározott ledolgozandó óraszámot, akkor órabéres munkavállaló esetében Állásidő, míg havibéres munkavállaló esetében a Munkaidőkeret bérkiegészítés címen elszámolja a program a le nem dolgozott munkaidőt.

A munkavállalók munkaidőkeret elszámolását csoportosan lekérdezhetjük a Nyomtatványok/Munkaügyi/Munkaidőkeret felhasználtsági lista futtatásával.