A Kulcs-Bér Európa, egyaránt megoldást kínál azon cégek számára, akik külföldi kiküldetés keretében vagy külföldi telephelyen foglalkoztatnak munkavállalókat, illetve, ahol külföldiek foglakoztatása során szükséges, hogy angol vagy német nyelven tájékoztatást adjanak, legyen szó fizetési jegyzékről, nyilatkozatokról, vagy akár jelentések készítéséről.
A külföldi telephelyen történő foglalkoztatottak száma az elmúlt években folyamatosan emelkedett, ahogy ez az alábbi statisztikai kimutatásból is jól látható. A külföldi foglakoztatás szerteágazó szabályozása miatt, jelentős adminisztrációs terhet ró a munkáltatókra, amelyet szeretnénk csökkenteni, ezért döntöttünk a Kulcs-Bér Európa program megvalósítása mellett.
„A foglalkoztatottak az előző év I. negyedévéhez viszonyított 145 ezres létszámnövekedéséből a nők 51,5 ezer, a férfiak pedig 93,5 ezer fővel részesültek. A nemek közötti különbség részben azzal függ össze, hogy nagyobb mértékben nőtt a közfoglalkoztatás keretében dolgozó férfiak létszáma, és a versenyszférában is a férfi dominancia jellemezte területek voltak a fő létszámfelvevők. A létszámnövekedés 2/3-a a hazai elsődleges munkaerőpiacon működő szervezeti körre jutott, a fennmaradó egyharmadon 2:1 arányban osztozott a közfoglalkoztatás, illetve a külföldi telephelyen történő munkavállalás.”
Forrás: Statisztikai Tükör 2016. június
A külföldi foglakoztatás történhet kiküldetés keretében, legfeljebb 12 hónapig, amely időszak további 12 hónappal meghosszabbítható. Ebben az esetben a munkavállaló Magyarországon marad biztosított, tehát a munkaszerződésben meghatározott alapbére alapján kell a járulékalapot képező jövedelmet megállapítani. Általánosságban elmondható, hogy a jövedelme külföldön adóköteles, ez alól a szabály alól kivétel az OECD kettősadózás elkerüléséről szóló egyezményei alapján, ha a kiküldetésben végzett munka nem haladja meg a 183 napot.
A különböző egyezmények és országok közti megállapodások jövedelemtípusonként is meghatározhatják, hogy egy adott jövedelem hol adóköteles, így előfordulhat, hogy a munkavállalónak hazai, valamint külföldi adóköteles jövedelme is keletkezik.
Előzetes felméréseink alapján, azt tapasztaltuk, hogy a cégeknek jelenleg nem áll rendelkezésükre olyan nyilvántartási és elszámoló rendszer, amelyben a Magyarországon fizetendő járulék alapot külön tudná kezelni a külföldön adóköteles jövedelmektől. A Kulcs-Bér Európa erre kíván megoldást nyújtani, ezáltal a munkáltatóknak lehetőségük nyílik arra, hogy egy számfejtésen belül kezelje a munkavállaló járulék alapját, abban az esetben is, ha az nem eredményez kifizetendő jövedelmet, ugyanakkor az adatszolgáltatásokhoz szükséges külföldi jövedelmek nyilvántartására is megoldást nyújt.
A program egyaránt lehetőséget biztosít a forintban és a devizában elszámolt/kifizetett jövedelmek nyilvántartására, ezzel is tovább egyszerűsítve a külföldi foglalkoztatással járó adminisztrációt.
Amennyiben a magyar munkáltató külföldi telephelyén történik a munkavégzés fontos lehet a bérköltségek megoszlásának nyilvántartása is, amelyhez szintén segítséget nyújt a Kulcs-Bér Európa.
Innen pedig már csak egy lépés az automatikus főkönyvi feladás, amellyel a könyvelésbe át tudják adni a telephelyek bérköltségeit, anélkül, hogy különböző nyilvántartásokból kézzel kellene az adatokat összesíteni és lekönyvelni.
A Web-es alkalmazások megkönnyítik a szabadságok nyilvántartását földrajzi helytől függetlenül, így az adatok a lehető leggyorsabban a bérszámfejtő rendelkezésére állhatnak a hóvégi számfejtések elkészítéséhez.
Azon túl, hogy egyre több cég foglalkoztatja külföldön munkavállalóit, hazánkban is egyre több külföldi anyanyelvű munkavállalóval találkozhatunk, akiket a magyarországi jogszabályoknak megfelelően szükséges tájékoztatnunk.
Azon cégek számára is segítséget kívánunk nyújtani, akik ezzel a helyzettel szembesülnek, ezért a Kulcs-Bér Európa tartalmazza a bérjegyzéket, valamint valamennyi munkavállalói nyilatkozatot német és angol nyelven is. A Web-Jelenlét, Web-Szabadság tervező, és az Elektronikus bérjegyzék kiküldési lehetőségünk szintén elérhető az említett két idegen nyelven, igyekezve ezzel könnyíteni a cégen belüli kommunikációt, valamint a bérszámfejtés menetét.
Természetesen gondoltunk arra is, hogy a cég menedzsmentje számára is szükséges lehet idegen nyelvű kimutatások készítése, így a bérösszesítőt, valamint az analitikus lekérdezéseket is elérhetővé tettük angol, valamint német nyelven. A program felhasználói felülete természetesen továbbra is magyar, így a felhasználó számára nem okoz nehézséget a lekérdezések összeállítása.
Új adatrögzítési lehetőségek
1. Beállítások menü
1.1. Banki adatok
Dolgozói és céges banki adatok esetén is lehetőségünk van jelölni, hogy külföldi bankszámláról van szó.
A céges bankot a Beállítások/Cégadatok/Banki adatok menüpontban tudjuk felvenni:
Amennyiben jelöljük, hogy külföldi számlaszámról van szó, a 3×8-as tagolás eltűnik a bankszámlaszámnál és lehetővé válik az IBAN szám rögzítése. Külön mezőben rögzíteni tudjuk a cég SWIFT számát is.
1.2. Számfejtési alapadatok
A Kulcs-Bér Európa program lehetőséget kínál rá, hogy a dolgozók a webjelenléti rendszerben jelöljenek külföldi kiküldetés jelenlét jogcímet. Ezen jelölés mellett a program a webjelenlét leszinkronizálása során, a Beállítások menüben megadott külföldi kiküldetés napi összege alapján kiszámolja, hogy adott hónapban a dolgozót mekkora összegben illeti meg külföldi kiküldetési napidíj.
Ennek számítása érdekében új beállítási lehetőség érhető el a Beállítások/Számfejtési beállítások menüpontban:
Az ablakban meg tudjuk adni a külföldi kiküldetés napi összegét és azt, hogy milyen jövedelem jogcímen számolja el a program. Arra figyelni kell, hogy a külföldi kiküldetés összegét jelenleg csak és kizárólag euróban lehet megadni.
A külföldi kiküldetés napi összegének beállítása csak akkor látszik, ha a webjelenlét beállító felületén jelölésre került, hogy ezt a funkciót a webjelenlétben alkalmazni kívánják.
1.3. Külföldi munkavégzés
A Beállítások/Számfejtés/Külföldi munkavégzés menüben minden hónaphoz kapcsolódóan lehetőséget biztosítunk árfolyam rögzítésére:
Árfolyam rögzítésére abban az esetben van szükség, ha adott hónapban rögzítettünk fel valamelyik dolgozóhoz külföldi munkavégzést. Ebben az esetben árfolyam rögzítése nélkül a számfejtés nem készíthető el.
1.4. Dátumformátum
A nyomtatványok angol illetve német nyelvű megjelenítéséhez igazodva, lehetőségünk van az adott nyelvre jellemző dátumformátum kiválasztására is.
A Beállítások/Számfejtés/Nyomtatványok beállításai menüpontban tudjuk kiválasztani a kívánt dátumformátumot:
2. Törzskarbantartások
2.1. Közös törzsek
• Állampolgárság: Az állampolgárságok rögzítésére szolgáló törzs két új oszloppal bővült. Ezekben lehetőségünk van angol illetve német nyelven rögzíteni az állampolgárság megnevezését.
• Bank: A bank adatlapján beállítható, hogy devizautalás esetén a program milyen formátumban állítsa össze az utalási file-t:
• Foglalkozási viszony: A gyári alapértelmezett foglalkozási viszonyok megnevezése angol illetve német nyelven is rögzítésre kerül a foglalkozási viszonyok adatlapján.
Ennek köszönhetően az idegen nyelvű nyomtatványokon a foglalkozási viszonyok megjelenítése is a választott nyelven történik.
Az egyénileg kialakított foglalkozási viszonyok esetén is elérhető ez a rögzítő felület, így ezek esetében is megadható az idegen nyelvű megnevezés:
• Jövedelem jogcím: A gyári alapértelmezett jövedelem jogcímek esetén megadtuk a német és angol megnevezést is, így az idegen nyelvű nyomtatványokon ezek a jövedelem jogcímek angol illetve német nyelven jelennek meg. Ez a lehetőség az egyénileg felvett jövedelem jogcímek esetén is elérhető:
• Irányítószám: Az irányítószámokat tartalmazó törzs is szabadon bővíthető, így szükség esetén külföldi települések irányítószáma is rögzíthető.
• Közterület jellege: A programban jelenleg a Magyarországra és az Egyesült Államokra jellemző közterület jellegek érhetők el, de a törzsadatok listája korlátlanul bővíthető.
• Levonási jogcím: A levonási jogcímek megnevezése is fordításra került. Egyénileg felvett levonási jogcímek esetén a levonási jogcím adatlapján utólag is feltölthető az idegen nyelvű megnevezés.
• Ország: Az ország megnevezéseket tartalmazó törzsadatok adatlapján is lehetővé tettük az idegen nyelvű megnevezések rögzítésének lehetőségét. Amennyiben szükséges, ezen megnevezések idegen nyelvű megfelelőjét kézzel kell megadni:
Itt beállítható továbbá a címformátum is. A címformátum a cím nyomtatványokon történő megjelenítését befolyásolja.
• TEÁOR: A TEÁOR számokat tartalmazó törzsben szintén lehetőséget biztosítunk az idegen nyelvű megnevezések rögzítésére.
2.2. Cégfüggő törzsek
• Beosztás: A cégnél használatos beosztások angol illetve német megfelelője rögzíthető a törzsben a beosztások adatlapján.
• Külföldi munkavégzés helye: Ebben a menüpontban kell felrögzíteni, hogy az adott cég, mely külföldi telephelyen foglalkoztat munkavállalókat:
Meg kell adni a külföldi foglalkoztatás megnevezését, az elszámoláshoz alkalmazott pénznemet, illetve hogy a kifizetendő összeg, milyen jövedelem elemekből épül fel:
- Csak a külföldi munkavégzés idején Magyarországon járulékalapot képező jövedelem: Ebben az esetben csak a külföldi munkavégzés idejére Magyarországon járulékalapot képező jövedelem kerül megjelenítésre, mint kifizetendő összeg. A fizetési jegyzéken ez az összeg megjelenik a hóvégi kifizetés vagy utalás soron, utalás esetén az utalandó listára illetve az utalási file-ba felgyűjtésre kerül.
- Csak a külföldi munkavégzésre tekintettel fizetett jövedelem: A külföldi munkavégzésre tekintettel nem magyar pénznemben fizetett összeg kerül feltüntetésre, mint kifizetendő.
- Mindkettő: A külföldi munkavégzés idejére Magyarországon járulékalapot képező jövedelem és a külföldi munkavégzésre tekintettel nem magyar pénznemben fizetett összeg is megjelenik, mint kifizetendő összeg.
- Egyik sem: Sem a külföldi munkavégzés idején Magyarországon járulékalapot képező jövedelem, sem a külföldi munkavégzésre tekintettel fizetett összeg sem jelenik meg kifizetendőnek.
Külföldi jövedelem tartalmazza a magyar járulékköteles jövedelmet: Amennyiben ezt a jelölőnégyzetet pipáljuk, akkor a program a nem magyar pénznemben kifizetett összeg részének tekinti a Magyarországon a külföldi munkavégzés idejére járulékalapot képező jövedelmet.
Az adatlapon fel tudjuk rögzíteni, hogy az adott ország előírásai alapján hány nap szabadság illeti meg a dolgozót, amit nem magyar pénznemben kell kifizetni részére. Azt is meg tudjuk adni, hogy mekkora az egy nap szabadságra járó összeg a helyi előírások alapján.
• Munkakör: A cégben használatos munkakörök esetén meg tudjuk adni az angol illetve a német nyelvű megnevezést is.
• Szervezeti egység: A szervezeti egység nevét angol illetve német nyelven is meg tudjuk adni.
• Telephely: A telephely nevét angol illetve német nyelven is meg tudjuk adni.
• VBK juttatás: Amennyiben cafetéria modult használunk, akkor a cégfüggő törzsben fel tudjuk venni a cégben használatos cafetéria elemeket, és meg tudjuk adni ezek angol illetve német nyelvű megnevezését is.
• VBK juttatás csomag: Amennyiben cafetéria csomagokat állítunk össze és ezeket tesszük a dolgozók által választhatóvá, akkor ebben az esetben is meg tudjuk adni a csomag megnevezésének idegen nyelvű megfelelőjét.
3. Dolgozói adatlap
3.1. Személyi alapadatok
• Személyi adatok: A dolgozó adatlapján a Személyi alapadatok/Személyi adatok menüpontban van lehetőségünk megadni, hogy milyen nyelven szeretnénk a dolgozóval tartani a kapcsolatot a webes alkalmazásokon keresztül illetve, hogy milyen nyelven szeretnénk elkészíteni részére a fizetési jegyzéket:
• Elérhetőségek: Az Elérhetőségek felületen be tudjuk állítani a dolgozóhoz akár külföldi lakcímét is. Amennyiben a Törzskarbantartások/Közös törzsekben felvettük a külföldi település irányítószámát, a külföldi országban használatos közterület jellegeket, akkor ezek a dolgozói adatlap ezen felületén kiválaszthatók, elérhetők.
Abban az esetben, ha az ország adatlapján megadtuk a címformátumot, akkor a dolgozó adatait tartalmazó nyomtatványokon a cím az adott országra jellemző struktúrában kerül megjelenítésre:
gjelenítésre kerülneországon csak a külföldi munkavégzésre tekintettel juttatott bért fizetik ki (a külföldi munkavégzés idejére Magyarországon biztosítási jogviszonyt eredményező járulékalapot képező jövedelmet nem). Ennek megfelelően a Külföldi munkavégzés – jövedelem kifizetések ablakban a cég neve mellett megjelenik a külföldi pénznemben fizetendő összeg.
Ezen példák mintájára változik a számfejtési képernyőn megjelenő adatok elrendezése, amennyiben minden jövedelmet Magyarországon vagy minden jövedelmet külföldön fizetnek meg.
A megjelenítés természetesen annak megfelelően is módosul, hogy a jövedelmet terhelő adót külföldön vagy Magyarországon fizetik.
• Kilépő számfejtés: A program kilépő számfejtés készítése estén is kezeli a Külföldi munkavégzés időszakok, j